Dokumente und Zustände: die zwei Arten von Ergebnissen
HERMES unterscheidet zwei Arten von Ergebnissen. Ein Ergebnis kann ein Dokument sein, das möglichst auf Basis einer Vorlage entsteht — etwa ein Durchführungsauftrag, eine Studie, eine Checkliste oder eine Prozessbeschreibung. Oder es ist ein Zustand, der neu erreicht wird, etwa «Betriebsinfrastruktur realisiert» oder ein Meilenstein als direkte Folge eines Entscheids.[1]
Wichtig ist die Abgrenzung: Die fertige Lösung selbst — Produkt, IT-Anwendung, neue Organisation — ist kein HERMES-Methodenelement. Ergebnisse beschreiben, was das Projekt auf dem Weg dorthin nachweisbar erarbeitet und entschieden hat.[2]
Was sind minimal geforderte Dokumente?
Minimal geforderte Dokumente werden benötigt, um die Anforderungen der Governance zu erfüllen. Dazu gehören die Ergebnisse, die Revisionsstellen prüfen, und alle Dokumente, die in einem Modul zwingend zu erstellen sind. Ihre Erarbeitung ist obligatorisch.[1]
- Ist ein Modul im Projekt nicht relevant, entfallen auch seine minimal geforderten Dokumente.
- Sie entfallen ebenfalls, wenn ihre Verwendung im Modul je nach Vorgehen nicht vorgesehen ist, etwa klassisch oder agil.
- Die Stammorganisation kann die minimal geforderten Dokumente gemäss ihren Governance-Bestimmungen anpassen.
Zu den minimal geforderten Dokumenten gehören unter anderem Projektinitialisierungsauftrag, Studie, Durchführungsauftrag, Projektmanagementplan, Projektstatusbericht, Phasenbericht, Lösungsanforderungen, Abnahmeprotokoll und Projektschlussbeurteilung.[1] Die vollständige Liste mit allen Vorlagen führt HERMES Online.
Welche Ergebnisse entstehen in welcher Phase?
| Phase | Dokumente | Typische Zustände |
|---|---|---|
| Initialisierung | Projektinitialisierungsauftrag, Studie, Rechtsgrundlagenanalyse, Schutzbedarfsanalyse, Beschaffungsanalyse, Stakeholderliste, Projektmanagementplan, Durchführungsauftrag | Meilensteine Projektinitialisierungsfreigabe, Weiteres Vorgehen, Durchführungsfreigabe |
| Konzept | Situationsanalyse, Lösungsanforderungen, Organisationskonzept, Produkt- oder Systemkonzept, Lösungsarchitektur, Einführungskonzept, Testkonzept, Migrationskonzept, Betriebskonzept, ISDS-Konzept | Meilenstein Lösungsarchitektur, Phasenfreigabe |
| Realisierung | Detailspezifikation, Testprotokoll, Abnahmeprotokoll (Vorabnahme), Betriebshandbuch, Anwendungshandbuch | System entwickelt oder parametrisiert, Organisation umgesetzt, Testinfrastruktur realisiert |
| Einführung | Abnahmeprotokoll (Abnahme), nachgeführtes Betriebshandbuch | Organisation, Produkt oder System aktiviert, Betrieb aktiviert, Migration durchgeführt |
| Umsetzung (agil) | Lösungsanforderungen als initiales Product Backlog, iterativ fortgeführte Detailspezifikation, Releasebericht | Pro Release: Lösungsteil, Organisation und Betrieb aktiviert |
| Abschluss | Projektschlussbeurteilung, Projekterfahrungen | Altsystem entfernt, Testinfrastruktur überführt |
| Laufend | Projektstatusbericht, Phasenbericht, Änderungsantrag, Änderungsstatusliste, QS- und Risikobericht, Protokoll, Prüfprotokoll, Listen der Projektentscheide | – |
Welche Ergebnisse konkret anfallen, hängt vom Szenario, den verwendeten Modulen und vom Tailoring ab. Die Tabelle zeigt den typischen Umfang eines IT-Projekts; ein Projekt im Szenario Organisationsanpassung kommt mit deutlich weniger aus. Die Phasen selbst beschreibt das Kapitel HERMES-Phasen.
Die Schlüsseldokumente im Detail
Projektinitialisierungsauftrag
Verbindliche Grundlage für die Freigabe der Phase Initialisierung und eine Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleiter für diese Phase. Inhalt: Ausgangslage, Ziele der Initialisierung, Rahmenbedingungen, Ressourcenbedarf mit Personalaufwand, Sachmitteln und Kosten, Termine, Projektorganisation, Kommunikation und Risiken.[1] Vorlage: Projektinitialisierungsauftrag (kostenlos).
Durchführungsauftrag
Bildet den verbindlichen Rahmen für die Lösungsentstehung und den Projektabschluss und autorisiert die Projektfortsetzung. Er enthält Ausgangslage, Lösungs- und Vorgehensziele inklusive klassischer oder agiler Vorgehensweise und Szenario, Rahmenbedingungen und Strategiebezug, die zusammengefasste Lösungsbeschreibung, rechtliche Grundlagen, Investitions- und Ressourcenbedarf, eine Vorschau auf Kosten, Nutzen und Wirtschaftlichkeit, Planung, Organisation und Risiken.[1] Vorlage: Durchführungsauftrag.
Projektmanagementplan
Gesamtplanung des Projekts und Sammlung aller projektspezifischen Regelungen zu Methoden, Rollen und Hilfsmitteln. Er wird nach dem Prinzip der rollenden Planung laufend konkretisiert und bei jedem Phasenabschluss angepasst. Bei agiler Lösungsentstehung wird der Terminplan der Phase Umsetzung mit dem Releaseplan kombiniert, und es wird festgehalten, ob die Releasefreigabe verlangt ist.[1] Vorlage: Projektmanagementplan (kostenlos).
Typische Inhalte laut Referenzhandbuch: Projektbeschreibung, Phasen und Meilensteine (klassisch) oder Releases (agil), der Entscheid zur Releasefreigabe, das Szenario mit Durchführungsstrukturplan, die Durchführungsorganisation mit Projektorganigramm und Rollenbesetzung, die Projektergebnisstruktur, Qualitätsziele und Prüfplan, die Durchführungsplanung mit Termin-, Release-, Kosten-, Ressourcen-, Beschaffungs- und Kommunikationsplan, das Reporting, das projektspezifische Stakeholdermanagement sowie Vorgaben zu Qualitätssicherung, Änderungs-, Risiko- und Dokumentenmanagement und zum Eskalationsvorgehen.[1] Der Plan ist damit das Dokument, in dem ein Projekt seine eigene Governance festschreibt.
Phasenbericht
Grundlage für den Entscheid über die Freigabe der nächsten Phase. Er fasst Ergebnisse und Entscheide der Phase zusammen und zeigt die Organisation der nächsten Phase: Ausgangslage, Strategiebezug, Nutzen und Wirtschaftlichkeit, rechtliche Grundlagen, Planung, Prognose der Zielerreichung, Probleme und Massnahmen, Risiken, Anträge und Fazit.[1]
Abnahmeprotokoll
Wird bei den Entscheiden Vorabnahme, Abnahme und Abnahme Migration erstellt und dokumentiert die Erfüllung der Vereinbarung über die Lösungseigenschaften sowie bestehende Mängel. Es ist ein rechtlich verbindliches Dokument. Inhalt: Abnahmegegenstand, Beteiligte, Grundlagen, Verfahren, Abnahmekriterien mit Mängelklassen, Lieferergebnisse und Mängel mit Massnahmen, Verantwortlichkeiten und Terminen, Ergebnis und Unterschriften.[1]
Projektschlussbeurteilung
Grundlage für den Entscheid Projektabschluss. Sie informiert den Auftraggeber über den Soll-Ist-Vergleich der sachlichen, terminlichen und finanziellen Projekt- und Vorgehensziele und fasst die Projekterfahrungen zusammen.[1] Vorlage: Projektschlussbeurteilung.
Lösungsanforderungen
Enthalten sämtliche Anforderungen an das künftige System oder Produkt: fachliche und technische Anforderungen, erwartete Eigenschaften und Funktionen, rechtliche und regulatorische Vorgaben sowie Betriebs-, Support- und Sicherheitsanforderungen. Gegliedert werden sie in Grobanforderungen, Anforderungskatalog und detaillierte Lösungsanforderungen. Klassisch entstehen sie im endgültigen Detaillierungsgrad in der Phase Konzept und werden über das Änderungsmanagement nachgeführt.[1] Vorlage: Lösungsanforderungen.
Arbeitsauftrag
Enthält alle Informationen zur Erledigung einer Aufgabe: Ziele, Ergebnisse, Abgrenzung, Voraussetzungen und Abhängigkeiten, Aktivitäten mit Verantwortlichen, Planstunden und Terminen, Ressourcenbedarf und Qualitätssicherung. Der Projektleiter verwendet ihn bei klassischem Vorgehen, um intern oder extern Aufträge zu erteilen; lösungsspezifische Aufträge stimmt er vorab mit dem Anwendervertreter ab.[1] Vorlage: Arbeitsauftrag.
Änderungsantrag
Grundlage für jede inhaltliche Änderung bei klassischer Lösungsentstehung. Er beschreibt Grund und Inhalt der Änderung, das Vorgehen und einen Lösungsvorschlag und beurteilt die Auswirkungen auf Aufwand, Kosten, Termine und Risiken. Bei agiler Lösungsentstehung kommt er nur zum Tragen, wenn eine Änderung die Projektziele, das Budget oder den Zeitrahmen des Gesamtvorhabens tangiert.[1] Vorlage: Änderungsantrag.
Einführungskonzept
Beschreibt die Massnahmen für die Einführung und die Einführungsorganisation: Betroffenheitsanalyse, Organisations-, Transitions- und Changemanagement, Notfallmassnahmen, ein Ausbildungskonzept sowie die Planung von Vorabnahme und Abnahme mit Abnahmekriterien und den Freigabekriterien für die Betriebsaufnahme.[1] Wer die Abnahmekriterien hier sauber festlegt, erspart sich spätere Diskussionen über das Abnahmeprotokoll.
Ausschreibungsunterlagen
Umfassen alle Informationen, die mit einer Ausschreibung publiziert werden. Kern ist das Lastenheft samt Kriterienkatalog mit Eignungs- und Zuschlagskriterien, Gewichtung und Punkten; das Referenzhandbuch weist darauf hin, dass das Lastenheft in der Schweiz auch Pflichtenheft genannt wird. Dazu kommen Vertragsentwurf, allgemeine Geschäftsbedingungen und Ausschreibungstext; beantwortete Fragen werden ebenfalls Teil der Unterlagen und allen Anbietern zugestellt.[1] Für Leser aus Deutschland ist das ein wichtiger Unterschied zur dortigen Abgrenzung von Lastenheft und Pflichtenheft.
Welche Zustände kennt HERMES?
Zustände machen Fortschritt prüfbar, der sich nicht in einem Dokument zeigt — auch jeder Meilenstein ist ein solcher Zustand. HERMES führt unter anderem diese Standardzustände:[1]
- Organisation umgesetzt, Organisation aktiviert
- Produkt entwickelt oder angepasst, Produkt aktiviert
- System entwickelt oder parametrisiert, System integriert, System aktiviert
- Betriebsinfrastruktur realisiert, Betriebsorganisation realisiert, Betrieb aktiviert
- Testinfrastruktur realisiert und überführt, Migration durchgeführt, Altsystem entfernt
- Einführungsmassnahmen realisiert und durchgeführt, ISDS-Massnahmen realisiert, ISDS-Konzept überführt
Für Statusberichte sind Zustände wertvoll, weil sie binär sind: Ein System ist aktiviert oder nicht. Wer sie als Meilensteine im Terminplan führt, sieht früh, wo die Einführung hängt.
Ergebnisse bei agiler Umsetzung
Die meisten Ergebnisse gelten für beide Vorgehensweisen, einige werden agil anders verstanden. HERMES kennzeichnet abweichende Inhalte in den Ergebnisbeschreibungen mit «A» für agil und «K» für klassisch.[1]
- Lösungsanforderungen: entstehen in der Phase Umsetzung erstmals als initiales Product Backlog; Änderungen werden in der Änderungsstatusliste dokumentiert.
- Änderungsantrag: nur nötig, wenn eine Änderung Projektziele, Budget oder Zeitrahmen des Gesamtvorhabens tangiert; er wird dann klassisch abgewickelt.
- Detailspezifikation: entspricht weitgehend einem Sprint Backlog und dokumentiert die Anforderungen der jeweiligen Iteration; alternativ genügt ein Verweis auf das Entwicklungswerkzeug.
- Betriebshandbuch: wird pro Iteration oder Release nachgeführt, sobald ein vollständiger Teil der Lösung aktiviert wird.
Offizielle Vorlagen und Flenio-Vorlagen
Für alle Dokumente stellt HERMES Online offizielle Dokumentvorlagen bereit; sie sind die verbindliche Referenz. Viele Stammorganisationen haben eigene, angepasste Vorlagen, die dann prioritär zu verwenden sind — bei Ausschreibungen etwa die Unterlagen der Beschaffungsstelle.[1]
Die Flenio-Vorlagenbibliothek enthält 27 aufbereitete Vorlagen für die Ergebnisse der Module Projektsteuerung und Projektführung — vom Projektinitialisierungsauftrag über Checklisten für Phasen- und Releasefreigaben bis zu Projektschlussbeurteilung und Prüfprotokoll. Projektinitialisierungsauftrag und Projektmanagementplan sind kostenlos. Die vollständige Liste steht im HERMES-Leitfaden.
Praxistipps für schlanke HERMES-Dokumentation
- Mit dem Sizing beginnen: Es reduziert den Dokumentationsumfang auf das Minimum, das die Governance verlangt.[3]
- Pro Ergebnis eine verantwortliche Rolle festlegen, wie es HERMES vorsieht — geteilte Verantwortung führt zu Dokumenten, die niemand abschliesst.
- Statusbericht und Phasenbericht aus denselben Daten speisen, statt sie getrennt zu schreiben.
- Abnahmekriterien schon im Einführungskonzept festlegen; sonst wird das Abnahmeprotokoll zur Verhandlung.
- Projekterfahrungen laufend erfassen, nicht erst für die Projektschlussbeurteilung.