Warum ist HERMES auch in Kantonen verbreitet?
HERMES ist ein offener Standard der Schweizerischen Bundesverwaltung und als E-Government-Standard eCH-0054 geführt.[1] Weil die Methode frei verfügbar ist und eine gemeinsame Sprache für Auftraggeber, Projektleitende und Lieferanten schafft, setzen sie viele Kantone und Städte ein oder bauen eigene Leitfäden darauf auf. Die Anwender sind in der HERMES-Fachgruppe vertreten.[2]
Kantone und Städte gestalten die Methode auch mit. Zu den Autoren des Agilen Leitfadens zur Ausgabe 2022 gehören Vertreter des Amts für Informatik und Organisation des Kantons Bern und der Organisation und Informatik der Stadt Zürich.[3] Das erklärt, warum die Methode die Realität kantonaler und kommunaler Projekte gut abbildet.
Was bedeutet Stammorganisation für Kantone und Gemeinden?
Der Begriff Stammorganisation ist in HERMES bewusst breit gefasst: Das kann eine Verwaltung, eine Schule, ein Institut, ein Verein oder ein Unternehmen sein; in grossen Verwaltungen auch eine einzelne Organisationseinheit.[4] Für ein kantonales Projekt ist also der Kanton oder das zuständige Amt die Stammorganisation, für ein kommunales Projekt die Gemeinde. Sie legt fest, welche Vorgaben gelten — und kann die minimal geforderten Dokumente gemäss ihren Governance-Bestimmungen anpassen.[2]
Daraus folgt eine einfache Regel für alle Beteiligten: Erst klären, welche Vorgaben die Stammorganisation macht, dann HERMES anwenden. Das Rollenmodell mit Stammorganisation, Leitung, Kompetenzzentrum und Controlling-Stellen beschreibt das Kapitel HERMES-Rollen.
Wie setzen Kantone HERMES konkret um?
Vier Beispiele zeigen die Bandbreite — vom verbindlichen IT-Leitfaden bis zur vereinfachten Variante:
| Kanton | Dokument oder Angebot | Besonderheit |
|---|---|---|
| Basel-Stadt | IT-Projektleitfaden V3.0 (Januar 2024), basierend auf HERMES 2022 | Verbindlich für die operative Umsetzung aller IT-Programme und -Projekte; integriert kantonale Vorgaben, Gesetze und Strategieziele |
| Solothurn | Leitfaden Projektmanagement V4.0, basierend auf HERMES 2022 | Herausgegeben vom Amt für Informatik und Organisation; mit Ergebnissen je Phase sowie Tipps für Auftraggeber und Projektleitende |
| Zürich | HERMES-Angebot auf hermes.zh.ch mit eigenen Vorlagen | Kantonale Dokumentvorlagen, etwa für den Projektinitialisierungsauftrag, und ein Leitfaden für Rechtsetzungsprojekte |
| Freiburg | HERMES EXPRESS | Vereinfachte Variante mit vier Phasen und Dokumentvorlagen |
Quellen: IT-Projektleitfaden Basel-Stadt[5], Leitfaden Solothurn[6], Vorlage Projektinitialisierungsauftrag Kanton Zürich[7] und Leitfaden Rechtsetzungsszenario Zürich[8], HERMES EXPRESS Freiburg.[9] Die Liste ist nicht abschliessend; weitere Kantone und Städte haben eigene Regelungen.
Sonderfall Rechtsetzung
Rechtsetzungsprojekte sind ein gutes Beispiel für ein benutzerdefiniertes Szenario. Der Kanton Zürich verbindet in seinem Leitfaden das kantonale Rechtsetzungsverfahren mit den Phasen von HERMES 2022 und bestimmt den Geltungsbereich je nach Normstufe.[8] Der Agile Leitfaden nennt stark reglementierte Vorhaben wie Rechtsetzung zudem ausdrücklich als Indikator für ein klassisches Vorgehen.[3] Wie benutzerdefinierte Szenarien entstehen, zeigt das Kapitel HERMES-Szenarien.
Kantonale Vorlagen haben Vorrang
HERMES stellt für alle Dokumente Standardvorlagen bereit, erlaubt aber ausdrücklich, sie an die Organisation anzupassen oder durch toolgestützte Lösungen zu ersetzen. Bei den Ausschreibungsunterlagen hält das Referenzhandbuch fest, dass organisationsspezifische Unterlagen der Beschaffungsstelle prioritär zu verwenden sind.[2] In der Praxis heisst das: In einem kantonalen Projekt wird der Projektinitialisierungsauftrag auf der kantonalen Vorlage geschrieben, nicht auf der Bundesvorlage — und nicht auf einer eigenen.
Worin unterscheiden sich kantonale Leitfäden?
Kantonale Leitfäden verändern die HERMES-Grundlogik nicht, sie präzisieren sie für die eigene Organisation. Der IT-Projektleitfaden Basel-Stadt etwa will kantonale Vorgaben, Gesetze und Strategieziele in IT-Projekten verankern und ein einheitliches Vorgehen beschreiben.[5] Typische Präzisierungen, auf die man beim Lesen eines kantonalen Leitfadens achten sollte:
| Bereich | Worauf achten |
|---|---|
| Geltungsbereich | Für welche Projekte ist der Leitfaden verbindlich, etwa nur für IT-Projekte? |
| Gremien | Wer übernimmt Auftraggeber, Projektausschuss und Qualitäts- und Risikomanagement? |
| Vorlagen | Welche kantonalen Vorlagen ersetzen die HERMES-Standardvorlagen? |
| Reporting | Rhythmus, Format und Empfänger der Statusberichte |
| Freigaben | Welche Meilensteine verlangen zusätzliche Stellen, etwa Informatik- oder Finanzcontrolling? |
| Begriffe | Abweichende Bezeichnungen für Rollen oder Dokumente |
Diese Fragen gehören in die Initialisierung. Die Antworten landen im Projektmanagementplan, damit alle Beteiligten mit denselben Regeln arbeiten — auch externe Lieferanten, die mehrere Kantone bedienen.
Projekte zwischen Bund, Kantonen und Gemeinden
Viele Vorhaben betreffen mehrere Staatsebenen, etwa wenn eine kantonale Lösung an eine Bundesplattform angebunden wird. HERMES löst das über das Rollenmodell: Stammorganisation ist die Organisation des Auftraggebers, in der das Projekt angesiedelt ist.[4] Die anderen Ebenen sind Stakeholder, Partner oder Mitglieder im Projektausschuss. Für grössere Vorhaben mit mehreren Projekten unterschiedlicher Stammorganisationen bietet das HERMES-Programmmanagement Organisationsformen, in denen mehrere Auftraggeber koordiniert werden.[11]
Praktisch heisst das: Früh klären, wessen Vorgaben gelten, wer in welchem Gremium entscheidet und wie Ergebnisse zwischen den Ebenen übergeben werden. Ein gemeinsames Glossar verhindert, dass dieselben Begriffe auf verschiedenen Ebenen Verschiedenes bedeuten.
Was gilt für Gemeinden?
Für Gemeinden gilt dasselbe Prinzip wie für Kantone: Die Gemeinde ist Stammorganisation und bestimmt, welche Vorgaben gelten. Weil kommunale Projekte oft klein sind, ist das Sizing besonders wichtig. Es reduziert Vorgehen und Dokumentation auf das Minimum, das die HERMES-Governance verlangt, und liefert passende Vorlagen.[10] Wie das funktioniert und wo die Grenzen liegen, beschreibt das Kapitel Sizing und Tailoring.
Kleine Gemeinden haben selten ein eigenes Kompetenzzentrum Projektmanagement. Hier hilft es, die Rollen pragmatisch zu bündeln — eine Person kann mehrere Rollen übernehmen, solange keine Interessenkonflikte entstehen — und für Freigaben das zuständige Exekutivgremium als Steuerung festzulegen.
Ein kantonales Projekt in fünf Schritten aufsetzen
- 1Auftrag klären: Wer ist Auftraggeber, welches Amt ist Stammorganisation, gilt ein kantonaler Leitfaden?
- 2Leitfaden und Vorlagen beschaffen, etwa beim Kompetenzzentrum Projektmanagement oder dem Amt für Informatik.
- 3Projektinitialisierungsauftrag auf der kantonalen Vorlage erstellen und freigeben lassen.
- 4In der Initialisierung Szenario wählen, Sizing durchführen und kantonale Zusatzanforderungen in Studie und Projektmanagementplan aufnehmen.
- 5Freigabegremien und Reporting gemäss Leitfaden festlegen und im Durchführungsauftrag bestätigen lassen.
Diese Reihenfolge verhindert den häufigsten Fehler: ein Projekt nach Bundes-Standardvorlagen zu starten und später auf kantonale Vorgaben umstellen zu müssen.
Typische Gemeindeprojekte und ihr Zuschnitt
| Vorhaben | Naheliegendes Szenario | Hinweise zum Zuschnitt |
|---|---|---|
| Neue Software für die Einwohnerkontrolle | IT-Adaption mit Beschaffung | Beschaffungsrecht und Datenschutz früh klären; Migration der Bestandsdaten planen |
| Neuorganisation der Bauverwaltung | Organisationsanpassung | Kleine Projektorganisation, Gemeinderat als Steuerung |
| Neuer Webauftritt | Dienstleistung/Produkt mit Beschaffung | Inhalte und Zuständigkeiten nach dem Go-live festlegen |
| Schul-IT erneuern | IT-Infrastruktur | Schulleitung und Lehrpersonen als Anwender einbeziehen |
Die Zuordnung ist ein Beispiel. Welches Szenario passt, ergibt sich aus der Lösungsvariante, die die Studie empfiehlt; die Szenarien selbst beschreibt das Kapitel HERMES-Szenarien.
Was bedeutet das für Lieferanten und Beratende?
Wer für mehrere Kantone arbeitet, begegnet derselben Methode in verschiedenen Ausprägungen. Das ist eine Chance: Die Grundlogik — Phasen, Meilensteine, Rollen, Ergebnisse — bleibt gleich, nur Vorlagen, Gremien und Bezeichnungen variieren.
- Pro Auftraggeber eine kurze Übersicht führen: Leitfaden, Vorlagen, Rollen, Freigabegremien.
- Lieferergebnisse auf die kantonalen Vorlagen abbilden, nicht auf eigene Formate.
- Kantonale Begriffe in Angeboten verwenden, auch wenn sie vom Referenzhandbuch abweichen.
- Bei Unklarheiten das Kompetenzzentrum Projektmanagement oder das zuständige Amt fragen.
Wie Lieferanten ihre Rolle in einem HERMES-Projekt grundsätzlich wahrnehmen, beschreibt das Kapitel HERMES aus Sicht von Lieferanten.
Austausch und Unterstützung
Gemeinden ohne eigene Fachstelle finden Unterstützung oft beim Kanton oder bei regionalen Zusammenschlüssen. Ein kurzer Austausch mit einer Gemeinde, die ein ähnliches Vorhaben bereits umgesetzt hat, liefert häufig die wertvollsten Hinweise zu Aufwand, Stolpersteinen und brauchbaren Vorlagen.
Wer HERMES in einem Kanton oder einer Gemeinde einführt, muss nicht bei null beginnen. Die Bundeskanzlei organisiert Anlässe für Anwendende, etwa das HERMES Connect Forum im Dezember 2024 im Berner Rathaus mit Neuigkeiten zur Methode und Praxisberichten.[12] Bildungsanbieter betreiben zudem Austauschgruppen; die ZHAW verweist etwa auf ein HERMES-Forum auf LinkedIn.[13] Innerhalb der Verwaltung lohnt sich der Kontakt zu Kantonen, die bereits eigene Leitfäden haben: Deren Vorlagen und Erfahrungen sparen beim Aufbau eigener Vorgaben viel Zeit.
Für die eigene Organisation empfiehlt sich ein kleines Kompetenzzentrum oder zumindest eine verantwortliche Person, die Vorlagen pflegt, Projektleitende berät und Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten sammelt. Das HERMES-Rollenmodell sieht dafür das Kompetenzzentrum Projektmanagement in der Stammorganisation vor.
Checkliste für Projekte in Kantonen und Gemeinden
- 1Stammorganisation und zuständiges Amt eindeutig benennen.
- 2Kantonalen oder kommunalen Leitfaden beschaffen und lesen.
- 3Vorlagen der Stammorganisation verwenden.
- 4Szenario wählen und Sizing durchführen, besonders bei kleinen Vorhaben.
- 5Freigabegremien und Entscheidungswege im Projektmanagementplan festhalten.
- 6Abweichungen von HERMES-Standardbegriffen in einem Projektglossar dokumentieren.
Den Gesamtzusammenhang der Methode zeigt der HERMES-Leitfaden; für den Projektstart bietet Flenio eine aufbereitete Vorlage für den Projektinitialisierungsauftrag, die sich an kantonale Vorgaben anpassen lässt.