HERMES 2022: Der Leitfaden zur Projektmanagementmethode des Bundes

Was ist HERMES 2022?

HERMES ist die Projektmanagementmethode der Schweizerischen Bundesverwaltung. Sie ist ein offener Standard: Referenzhandbuch, Ergebnisbeschreibungen und Dokumentvorlagen stehen auf HERMES Online frei zur Verfügung, Herausgeberin und Inhaberin der Urheberrechte ist die Schweizerische Eidgenossenschaft, vertreten durch die Bundeskanzlei, Bereich Digitale Transformation und IKT-Lenkung (DTI).^[1] Als E-Government-Standard ist HERMES unter der Nummer eCH-0054 geführt.^[4]

HERMES

Ergebnisorientierte Methode für das Steuern, Führen und Ausführen von Projekten und Programmen in Organisation, Informatik sowie Dienstleistungs- und Produktentwicklung. Die Ausgabe 2022 unterstützt klassische, agile und skaliert agile Lösungsentstehung in einer einheitlichen Projektstruktur.

Die Methode ist kein Spezialwerkzeug für IT-Projekte. Das Referenzhandbuch nennt ausdrücklich die Anpassung von Organisationen, die Informatik und die Entwicklung von Dienstleistungen und Produkten als Einsatzfelder, dazu Infrastruktur- und Logistikvorhaben unterschiedlicher Komplexität.^[2] Lange oder komplexe Vorhaben müssen nicht zwingend als Programm aufgesetzt werden; sie können auch als Projekt mit Realisierungseinheiten laufen.

HERMES existiert seit über 50 Jahren und wurde laufend an das jeweilige Projektverständnis angepasst. Die Bundeskanzlei hat das Jubiläum am HERMES-Forum 2025 mit einem Rückblick gewürdigt.^[5] Die geltende Ausgabe 2022 liegt in der 3. Auflage vom 31. Dezember 2025 vor. Ihr zentraler Schritt gegenüber HERMES 5.1 ist die Entkopplung von Projektmanagement und Entwicklungsmanagement: HERMES gibt den Rahmen für Steuerung, Führung und Berichterstattung vor, während das Team die Lösung klassisch, agil oder skaliert agil erarbeitet.^[1]

Wer arbeitet mit HERMES?

In der Bundesverwaltung ist HERMES die Standardmethode für Projekte. Viele Kantone und Städte arbeiten ebenfalls damit oder haben eigene, auf HERMES 2022 aufbauende Leitfäden, etwa der Kanton Basel-Stadt für IT-Projekte^[9] oder der Kanton Solothurn für sein Projektmanagement.^[10] Welche Vorgaben verbindlich sind, legt immer die jeweilige Stammorganisation fest — also die Organisation, in der das Projekt angesiedelt ist.

Für Lieferanten, Beratungsunternehmen und externe Projektleitende bedeutet das: Sie arbeiten in Projekten, deren Steuerung, Berichte und Freigaben nach HERMES organisiert sind. Wer die Begriffe kennt, versteht Ausschreibungen, Projektaufträge und Statusberichte schneller und kann Ergebnisse in der erwarteten Form liefern. Das gilt besonders für öffentliche Ausschreibungen, in denen HERMES-Ergebnisse wie Pflichtenheft und Evaluationsbericht direkt vorkommen.

Wie ist HERMES aufgebaut?

HERMES besteht aus sechs Methodenelementen, die aufeinander aufbauen. Die Phasen geben die Projektstruktur vor, Szenarien und Module bündeln Inhalte für bestimmte Projektarten, Ergebnisse und Aufgaben beschreiben die Arbeit, Rollen regeln die Verantwortung.^[1]

Der wichtigste Gedanke dahinter ist die Ergebnisorientierung. Für jedes Ergebnis gibt es eine Beschreibung, für jedes Dokument eine Vorlage, und jedem Ergebnis sind Aufgaben und Rollen zugeordnet. Wer wissen will, was in einem HERMES-Projekt wann entstehen muss, beginnt deshalb bei den Ergebnissen und nicht bei den Aktivitäten.

Welche Phasen hat HERMES 2022?

Ein HERMES-Projekt durchläuft klassisch fünf und agil drei Phasen. Initialisierung und Abschluss sind beiden Vorgehensweisen gemeinsam und werden aus Projektmanagementsicht immer klassisch abgewickelt. Dazwischen liegt die Lösungsentstehung: klassisch mit den Phasen Konzept, Realisierung und Einführung, agil mit der einzigen Phase Umsetzung.^[1]

Ob klassisch oder agil gearbeitet wird, entscheidet sich in der Initialisierung. Das Referenzhandbuch verlangt, dass dieser Entscheid fachlich und vorgehenstechnisch begründet wird und nicht bloss aktuellen Trends folgt.^[1] Innerhalb eines Programms dürfen Projekte unterschiedlich vorgehen. Wie die einzelnen Phasen ablaufen und welche Ergebnisse sie liefern, beschreibt das Kapitel HERMES-Phasen.

Welche Meilensteine und Entscheide gibt es?

Meilensteine stehen am Anfang und am Ende jeder Phase und funktionieren als Quality Gates: Vor ihrer Erreichung wird über Ergebnisse und weiteres Vorgehen entschieden und die Übereinstimmung mit den Zielen der Stammorganisation geprüft. Bei jeder Freigabe gibt der Auftraggeber die Ressourcen für die nächste Phase frei.^[1]

1. 1Projektinitialisierungsfreigabe: Start der Initialisierung auf Basis des Projektinitialisierungsauftrags.
2. 2Durchführungsfreigabe: Ende der Initialisierung; der Durchführungsauftrag wird unterschrieben, freigegeben durch Stammorganisation und Auftraggeber.
3. 3Phasenfreigabe: Übergang von Konzept zu Realisierung und von Realisierung zu Einführung (nur klassisch).
4. 4Releasefreigabe (optional): bei agilem Vorgehen, falls im Projektmanagementplan verlangt.
5. 5Phasenfreigabe Abschluss: Übergang in die Phase Abschluss.
6. 6Projektabschluss: formeller Abschluss und Auflösung der Projektorganisation.

Dazu kommen modulspezifische Entscheide wie Weiteres Vorgehen, Lösungsarchitektur, ISDS-Konzept, Vorabnahme, Abnahme und Betriebsaufnahme sowie bei Beschaffungen Ausschreibung und Zuschlag. Jede Entscheidungsaufgabe endet mit einem Meilenstein, der in der Liste der Projektentscheide festgehalten wird. Details und Entscheidungsebenen stehen im Kapitel Meilensteine und Entscheide.

Szenarien und Module: HERMES passend zuschneiden

Ein Szenario ist die vorbereitete Zusammenstellung aller Methodenelemente, die eine bestimmte Projektart für die Lösungsentstehung braucht. Es umfasst nur die Phasen zwischen Initialisierung und Abschluss und wird in der Initialisierung gewählt, sobald die Lösungsvariante feststeht.^[1]

Szenarien bestehen aus Modulen. HERMES bietet zwölf Standardmodule an, von Projektsteuerung und Projektführung über Organisation, Produkt und IT-System bis zu Tests, IT-Migration, IT-Betrieb und Informationssicherheit und Datenschutz (ISDS). Vier davon sind in jedem Projekt Pflicht: Projektsteuerung, Projektführung, Projektgrundlagen und Einführungsorganisation.^[1] Eine Übersicht aller Module mit ihren Ergebnissen bietet das Kapitel HERMES-Module.

Der volle Umfang von HERMES ist für grosse, komplexe Projekte ausgelegt. Für mittlere und kleine Vorhaben bietet HERMES Online deshalb zwei Funktionen: Das Sizing ermittelt aus mehreren Parametern die tatsächliche Projektwertigkeit und reduziert Vorgehen und Dokumentation auf das nötige Minimum, das Tailoring passt das Ergebnis weiter an — Module entfernen, Ergebnisse streichen, eigene Module ergänzen.^[6] Wie man das richtige Szenario wählt, steht im Kapitel HERMES-Szenarien.

Wer macht was? Die Rollen in HERMES

HERMES unterscheidet die Stammorganisation, die Strategie, Ressourcen und Vorgaben liefert, von der zeitlich begrenzten Projektorganisation. Jede Rolle der Projektorganisation ist einer von drei Hierarchieebenen zugeordnet — Steuerung, Führung oder Ausführung — und einer oder mehreren Partnergruppen: Anwender, Ersteller und Betreiber.^[3]

Drei Rollen sind in jedem Projekt zu besetzen und müssen bei den Anwendern angesiedelt sein. Der Auftraggeber steuert das Projekt und trägt die Gesamtverantwortung; er ist eine einzelne natürliche Person aus der Stammorganisation und darf nicht gleichzeitig Projektleiter sein. Der Projektleiter führt und koordiniert das Projekt. Der Anwendervertreter verantwortet die fachliche Lösungsentstehung.^[3] Dazu kommen je nach Bedarf Projektausschuss, Qualitäts- und Risikomanager, Teilprojektleiter, Business Analyst, IT-Architekt und weitere Rollen. Alle 16 Standardrollen und ihre Besetzungsregeln erklärt das Kapitel HERMES-Rollen.

HERMES agil und hybrid

Bei agilem Vorgehen ist HERMES eine Projekthülle, in die eine agile Entwicklungsmethode wie eine Blackbox eingesetzt wird. Gemeint sind einfache agile Methoden wie Scrum oder Kanban und skaliert agile Methoden wie SAFe bis zur Stufe «Essential» bzw. «ART Flow».^[2] HERMES schreibt die Begriffe innerhalb der Entwicklung nicht vor; festgelegt sind nur die Schnittstellen zur Projektsteuerung und die Ergebnisse, die das Projektmanagement braucht.

Daraus folgen klare Spielregeln. Der Projektleiter führt das Projekt, greift aber nicht in die Selbstorganisation der agilen Umsetzungsorganisation ein. Der Anwendervertreter steuert die Arbeit über die Lösungsanforderungen und ist Ansprechpartner des Projektleiters — er übernimmt die Rolle, die in Scrum der Product Owner hat. Die Lösungsanforderungen entstehen in der Phase Umsetzung als initiales Product Backlog, ein Änderungsantrag wird nur nötig, wenn Ziele, Budget oder Zeitrahmen des Gesamtvorhabens betroffen sind.^[1]

Zwischen den reinen Formen gibt es hybride Varianten. Die Bundeskanzlei hat bei der Einführung von HERMES 2022 etwa Kombinationen gezeigt, in denen ein klassisch erarbeitetes Konzept in eine agile Umsetzung übergeht.^[8] Für Entscheidungen darüber gilt dieselbe Regel wie für die Grundsatzwahl: Das Vorgehen folgt den Projektprämissen und der gewählten Lösungsvariante. Entscheidungshilfe, Rollen und Releaseplanung nach dem Agilen Leitfaden beschreibt das Kapitel HERMES agil.

Welche Dokumente verlangt HERMES?

HERMES kennt zwei Arten von Ergebnissen: Dokumente, die möglichst auf Basis einer Vorlage erstellt werden, und Zustände, die erreicht werden — etwa «System aktiviert» oder ein Meilenstein. Für die Projekt-Governance definiert HERMES minimal geforderte Dokumente. Sie sind verbindlich, entfallen aber, wenn das betreffende Modul im Projekt nicht vorkommt, und die Stammorganisation kann sie an ihre Governance anpassen.^[1]

• Projektinitialisierungsauftrag: verbindliche Grundlage für die Freigabe der Initialisierung.
• Studie: Situation, Anforderungen, Lösungsvarianten und Empfehlung als Grundlage für den Entscheid Weiteres Vorgehen.
• Durchführungsauftrag: verbindliche Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleiter für Lösungsentstehung und Abschluss.
• Projektmanagementplan: Gesamtplanung und projektspezifische Regelungen, rollend nachgeführt.
• Projektstatusbericht und Phasenbericht: laufendes Reporting und Grundlage jeder Phasenfreigabe.
• Abnahmeprotokoll: rechtlich verbindliche Dokumentation von Lieferergebnissen und Mängeln.
• Projektschlussbeurteilung: Soll-Ist-Vergleich als Grundlage für den Projektabschluss.

Für alle Dokumente stellt HERMES Online offizielle Vorlagen bereit; sie dürfen an die Organisation angepasst oder durch toolgestützte Lösungen ersetzt werden.^[1] Welches Ergebnis in welcher Phase entsteht, zeigt das Kapitel HERMES-Ergebnisse.

HERMES im Vergleich mit PRINCE2 und Scrum

HERMES, PRINCE2 und Scrum beantworten unterschiedliche Fragen und schliessen sich nicht aus. HERMES und PRINCE2 sind Projektmanagementmethoden mit Rollen-, Phasen- und Steuerungsmodell; Scrum ist ein Rahmenwerk für agile Produktentwicklung ohne eigenes Projektmanagement. In HERMES 2022 kann Scrum deshalb direkt in der Phase Umsetzung eingebettet werden.

Für Projekte mit Bund, Kantonen oder Gemeinden ist HERMES meist gesetzt. Wer international arbeitet, begegnet häufiger PRINCE2; wer ein Produktteam führt, arbeitet mit Scrum. Die drei lassen sich kombinieren, solange klar ist, welche Methode die Projektsteuerung und welche die Entwicklung regelt.

HERMES in der Praxis: sechs Schritte für den Start

Die Methode entfaltet ihren Nutzen erst, wenn sie auf das Vorhaben zugeschnitten ist. Diese Reihenfolge hat sich als Startpunkt bewährt und deckt die Anforderungen der HERMES-Governance ab:

1. 1Szenario wählen und auf HERMES Online das Sizing durchführen; das Ergebnis liefert Durchführungsstrukturplan und Vorlagen in passender Grösse.^[6]
2. 2Die drei Pflichtrollen besetzen und Interessenkonflikte prüfen: Auftraggeber und Projektleiter sind verschiedene Personen, Projektleitung und Anwendervertretung stehen auf Anwenderseite.
3. 3Klären, welche Vorgaben und Vorlagen die Stammorganisation verlangt; Kantone und Bundesämter haben oft eigene Leitfäden.
4. 4Im Projektmanagementplan festhalten, wer welche Entscheide trifft, und bei agilem Vorgehen, ob die Releasefreigabe verlangt ist.
5. 5Rhythmus und Inhalt des Reportings mit der Stammorganisation abstimmen, bevor der erste Statusbericht fällig ist.
6. 6Projekterfahrungen laufend erfassen statt erst in der Phase Abschluss.

Was die Finanzkontrolle von HERMES-Projekten erwartet

Das Referenzhandbuch enthält ein bemerkenswertes Vorwort der Eidgenössischen Finanzkontrolle (EFK). Sie hält fest, dass die konsequente Anwendung einer Methode kein Garant für Projekterfolg ist, und nennt die Punkte, auf die sie bei Prüfungen in der Bundesverwaltung achtet.^[1] Daraus lassen sich die häufigsten Schwachstellen ableiten:

• Die Methode wird abgearbeitet, der erwartete Geschäftsnutzen steht aber nicht im Zentrum der Steuerung und der Berichterstattung.
• Architektur-, IKS- und Sicherheitsverantwortliche werden zu spät einbezogen, ihre Anforderungen fehlen in der Lösung.
• Der Anwendervertreter hat nicht das nötige Fachwissen oder keine Entscheidungsbefugnisse.
• Das Projekt startet ohne ausgereiftes Qualitäts- und Risikomanagement.
• Schlüsselressourcen werden nicht rechtzeitig gesichert, Verantwortlichkeiten bleiben unklar.

Die EFK betont ausserdem den Kulturwandel: Fehler zulassen, mit Unsicherheit umgehen und Lösungen gemeinsam mit den Nutzenden entwickeln — gerade bei agiler Umsetzung. Für Projektleitende ist diese Liste eine gute Selbstprüfung vor jeder Phasenfreigabe.

Die wichtigsten HERMES-Begriffe

HERMES verwendet eine eigene, präzise Terminologie. Sie sorgt dafür, dass Stammorganisation, Projekt, Programm und Portfolio dieselbe Sprache sprechen — und sie ist der häufigste Stolperstein für alle, die neu in ein HERMES-Projekt kommen.^[2]

Wer diese Begriffe sauber verwendet, vermeidet typische Missverständnisse — etwa, dass mit dem Projektende auch die Verantwortung für die Lösung endet. Tatsächlich übergibt die Phase Abschluss die Lösung an die Anwendungsorganisation.^[1] Informationen zur Weiterentwicklung der Methode, Newsletter und ein Kanal für Änderungsvorschläge bietet die Bundeskanzlei auf ihrer HERMES-Seite.^[13]

HERMES-Projekte mit Flenio führen

Flenio ersetzt HERMES Online nicht: Sizing, Tailoring und die offiziellen Vorlagen bleiben dort. Flenio übernimmt den Projektalltag. Beim Einrichten lässt sich ein Beispielprojekt nach HERMES 2022 anlegen — die fünf klassischen Phasen mit ihren Quality Gates in der Timeline, die Meilensteine und Abhängigkeiten abbildet —, und die Vorlagen-Bibliothek enthält 27 aufbereitete HERMES-Vorlagen für die Ergebnisse von Projektsteuerung und Projektführung, darunter Projektinitialisierungsauftrag und Projektmanagementplan kostenlos.

Wer die Methode systematisch lernen will, findet in der PM-Akademie den Kurs HERMES 2022 – Grundlagen mit Lektionen zu Phasen, Szenarien, Modulen, Rollen und Ergebnissen. Der Kurs ist eine vertiefende Weiterbildung und keine offizielle HERMES-Zertifizierung.

Die Kapitel dieses Leitfadens

• HERMES-Phasen: Ablauf, Aufgaben und Ergebnisse jeder Phase, klassisch und agil.
• HERMES-Szenarien: die fünf Standardszenarien, Auswahlhilfe, Sizing und Tailoring.
• HERMES-Module: alle zwölf Standardmodule mit Zweck und Ergebnissen.
• HERMES-Rollen: Rollenmodell, 16 Standardrollen und Besetzungsregeln.
• HERMES-Ergebnisse: Dokumente und Zustände je Phase, minimal geforderte Dokumente.
• Meilensteine und Entscheide: Quality Gates, Entscheidungsebenen und Freigaben.
• HERMES agil: Scrum, Kanban und SAFe in der Phase Umsetzung nach dem Agilen Leitfaden.
• Sizing und Tailoring: HERMES für kleine Projekte, ohne die Governance zu verletzen.
• HERMES-Zertifizierung: Foundation und Advanced, Prüfung, Gültigkeit und Kosten.
• HERMES vs. PRINCE2: Aufbau, Prinzipien und Rollen im Vergleich.
• HERMES und Beschaffung: Beschaffungsanalyse, Modul Beschaffung, Zuschlag.
• HERMES in Kantonen und Gemeinden: kantonale Leitfäden, Vorlagen und Varianten.
• Qualität und Risiko: Qualitäts- und Risikomanager, QS- und Risikobericht.
• HERMES für Lieferanten: Partnergruppen, zulässige Rollen, Angebot und Abnahme.