Akonto-, Teil- und Schlussrechnung: was ist was?
Längere Projekte werden selten am Ende in einer einzigen Rechnung abgerechnet. Üblich sind Akonto- oder Vorauszahlungsrechnungen vor der Leistung, Teilrechnungen für erbrachte Etappen und eine Schlussrechnung, die alles zusammenfasst. Für die Mehrwertsteuer ist wichtig, zu welchem Zeitpunkt die Steuerforderung entsteht — und das hängt von der Art der Rechnung und von der Abrechnungsmethode ab.
| Form | Zeitpunkt | Bezug zur Leistung |
|---|---|---|
| Akonto- oder Vorauszahlungsrechnung | Vor der Leistung | Anzahlung auf künftige Leistungen |
| Teilrechnung | Nach einer Etappe | Abrechnung bereits erbrachter Teilleistungen |
| Schlussrechnung | Nach Abschluss | Gesamtabrechnung, abzüglich Anzahlungen und Teilrechnungen |
Eine Vorauszahlung liegt vor, wenn im Zeitpunkt der Entstehung der Steuerforderung noch keine Leistung erbracht worden ist. Für die Planung solcher Zahlungen hilft der Akonto-Zahlungsplan.
Welche Steuersätze gelten?
Bei Projekten über den Jahreswechsel 2023/2024 ist der Satzwechsel noch bei Nachkalkulationen und Gutschriften relevant, weil sich der Satz nach dem Leistungszeitraum richtet.
Seit dem 1. Januar 2024 gelten in der Schweiz neue Mehrwertsteuersätze: Normalsatz 8,1 Prozent, reduzierter Satz 2,6 Prozent und Sondersatz für Beherbergungsleistungen 3,8 Prozent; bis Ende 2023 waren es 7,7, 2,5 und 3,7 Prozent.[2] Projektdienstleistungen wie Beratung, Softwareentwicklung oder Gestaltung unterliegen in der Regel dem Normalsatz.
Massgebend für den anwendbaren Satz ist der Zeitpunkt beziehungsweise Zeitraum der Leistungserbringung, nicht der Zeitpunkt der Rechnung. Das gilt auch für Teilzahlungen und Teilrechnungen; Vorauszahlungen werden in Bezug auf den Steuersatz ebenfalls nach dem Zeitpunkt der Leistung beurteilt.[3] Erstreckt sich eine Leistung über einen Satzwechsel, sind die Zeiträume auf der Rechnung getrennt auszuweisen.[4]
Wann entsteht die Steuerforderung?
Für Projektleitende ist das vor allem bei der Liquiditätsplanung relevant: Die Steuer auf eine Rechnung ist fällig, auch wenn der Kunde noch nicht bezahlt hat, sofern nach vereinbarten Entgelten abgerechnet wird. Lange Zahlungsfristen oder säumige Kunden belasten dann die Liquidität doppelt.
Die Antwort hängt von der Abrechnungsmethode ab. Standard ist die Abrechnung nach vereinbarten Entgelten: Die Steuerforderung entsteht grundsätzlich mit der Rechnungsstellung. Wer nach vereinnahmten Entgelten abrechnet (Art. 39 Abs. 2 MWSTG), schuldet die Steuer erst, wenn das Entgelt tatsächlich eingeht; diese Methode muss bei der ESTV beantragt werden.[5][6]
Für Vorauszahlungen gilt eine Besonderheit: Hier entsteht die Steuerforderung bereits mit der Vereinnahmung des Geldes, nicht erst mit der Schlussrechnung (Art. 40 MWSTG). Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, rechnet die Steuer auf erhaltene Anzahlungen also in der Periode der Zahlung ab.[1]
| Situation | Vereinbarte Entgelte (Standard) | Vereinnahmte Entgelte (auf Antrag) |
|---|---|---|
| Teil- oder Schlussrechnung | Mit der Rechnungsstellung | Mit dem Zahlungseingang |
| Vorauszahlung vor der Leistung | Mit dem Zahlungseingang | Mit dem Zahlungseingang |
| Vorsteuerabzug auf Eingangsrechnungen | Mit Erhalt der Rechnung | Mit der Bezahlung |
Die Zeile zum Vorsteuerabzug folgt Art. 40 MWSTG, wie WEKA ihn zusammenfasst.[5]
Ein Rechenbeispiel
Wäre die Anzahlung im Dezember eingegangen, die Leistung aber erst im Januar erbracht worden, wäre die Steuer auf die Anzahlung dennoch in der Abrechnungsperiode des Dezembers zu deklarieren. Für die Liquiditätsplanung heisst das: Die Mehrwertsteuer auf Anzahlungen fliesst bereits in der Periode des Zahlungseingangs an die Steuerverwaltung.
Eine Agentur vereinbart ein Projekt über CHF 30'000 exklusive MWST: 40 Prozent Anzahlung, 30 Prozent nach dem Konzept, Rest mit der Schlussrechnung. Sie rechnet nach vereinbarten Entgelten ab. Die Beträge im Beispiel sind frei gewählt.
| Rechnung | Betrag exkl. MWST | MWST | Steuerforderung entsteht |
|---|---|---|---|
| Anzahlung | CHF 12'000 | CHF 972 | Mit dem Zahlungseingang |
| Teilrechnung Konzept | CHF 9'000 | CHF 729 | Mit der Rechnungsstellung |
| Schlussrechnung | CHF 9'000 (Gesamt CHF 30'000 abzüglich Anzahlung und Teilrechnung) | CHF 729 | Mit der Rechnungsstellung |
In der Schlussrechnung empfiehlt es sich, die Gesamtleistung auszuweisen und die bereits fakturierten Beträge samt MWST abzuziehen. So ist für Kunde und Steuerverwaltung nachvollziehbar, dass jede Leistung genau einmal versteuert wurde. Fällt die Schlussrechnung tiefer aus als die Summe der Anzahlungen, entsteht ein Guthaben des Kunden, das mit einer Gutschrift auszugleichen ist. Für die Berechnung hilft der MWST-Rechner.
Buchhalterische Behandlung von Anzahlungen
Eine eigene Kontengruppe für erhaltene Anzahlungen pro Projekt erleichtert den Überblick, welche Leistungen bereits vorausbezahlt sind und welche Steuer darauf bereits abgerechnet wurde.
Erhaltene Anzahlungen sind buchhalterisch zunächst eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden, nicht Ertrag. Der Ertrag entsteht, wenn die Leistung erbracht wird. Für die Mehrwertsteuer ist dagegen der Zahlungseingang massgebend. Diese zwei Logiken auseinanderzuhalten, verhindert typische Fehler: Die Steuer auf eine Anzahlung wird in der Periode des Eingangs deklariert, auch wenn der Ertrag erst später gebucht wird.[1]
Saldosteuersatz-Methode
Kleinere Unternehmen können statt der effektiven Methode die Saldosteuersatz-Methode wählen. Dabei wird die Steuer mit einem branchenspezifischen Satz auf dem Bruttoumsatz berechnet, und ein Vorsteuerabzug entfällt. Auch bei dieser Methode sind Vorauszahlungen in der Periode der Vereinnahmung zu berücksichtigen. Die ESTV hat im Zuge der Satzerhöhung 2024 die meisten Saldo- und Pauschalsteuersätze angepasst.[2] Ob die Methode im Einzelfall günstiger ist, lässt sich mit dem Rechner Saldosteuersatz abschätzen.
Typische Fehler
Viele dieser Fehler lassen sich vermeiden, wenn Projektleitung und Buchhaltung den Zahlungsplan gemeinsam festlegen und die Schlussrechnung vor dem Versand gemeinsam prüfen.
- MWST auf Anzahlungen erst mit der Schlussrechnung deklarieren statt bei Zahlungseingang.
- In der Schlussrechnung die Gesamt-MWST erneut ausweisen, ohne die bereits fakturierte MWST abzuziehen.
- Den Steuersatz nach dem Rechnungsdatum statt nach dem Leistungszeitraum wählen.
- Negative Rechnungsbeträge statt einer Gutschrift ausstellen.
- Die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten anwenden, ohne sie beantragt zu haben.
Abrechnung nach Aufwand
Viele Projekte werden nicht nach Etappen, sondern nach Aufwand abgerechnet, oft monatlich. Für die Mehrwertsteuer ist das unkompliziert: Jede Monatsrechnung ist eine Rechnung über erbrachte Leistungen, bei der die Steuerforderung nach vereinbarten Entgelten mit der Rechnungsstellung entsteht. Wichtig ist, dass der Leistungszeitraum auf der Rechnung angegeben ist — besonders bei einem Wechsel des Steuersatzes, bei dem die Zeiträume getrennt auszuweisen sind.[4] Grundlage der Rechnung sind die erfassten Stunden; wie diese erfasst werden, beschreibt das Kapitel Zeiterfassungspflicht.
Spesen und Drittkosten
Spesen und weiterverrechnete Drittkosten sind Teil des Entgelts für die Leistung und unterliegen in der Regel derselben Mehrwertsteuer wie die Hauptleistung. Werden zum Beispiel Reisekosten an den Kunden weiterverrechnet, ist auf dem gesamten Betrag die Mehrwertsteuer geschuldet; die Vorsteuer auf den eigenen Reisekosten kann, soweit zulässig, abgezogen werden. Durchlaufende Posten, die ausdrücklich im Namen und auf Rechnung des Kunden bezahlt werden, sind davon zu unterscheiden. Im Zweifel hilft eine Abklärung mit der Treuhänderin oder der ESTV.
Kunden im Ausland
Dienstleistungen an Kunden im Ausland unterliegen besonderen Ortsregeln. Für viele Dienstleistungen gilt der Ort, an dem der Empfänger seinen Sitz hat; erbringt ein Schweizer Unternehmen solche Leistungen an ein Unternehmen im Ausland, sind sie in der Schweiz oft nicht steuerbar. Es gibt aber Ausnahmen, etwa für Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken. Für Projekte mit internationalen Kunden lohnt sich deshalb eine Abklärung, bevor die erste Rechnung gestellt wird. Umgekehrt kann beim Bezug von Dienstleistungen aus dem Ausland die Bezugsteuer anfallen.
Was eine MWST-konforme Rechnung enthält
| Angabe | Hinweis |
|---|---|
| Name und Ort des Leistungserbringers | Mit MWST-Nummer |
| Name und Ort des Leistungsempfängers | Wie im Vertrag |
| Datum oder Zeitraum der Leistung | Wichtig für den Steuersatz |
| Art, Gegenstand und Umfang der Leistung | Nachvollziehbar beschrieben |
| Entgelt | Betrag der Leistung |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Bei mehreren Sätzen getrennt |
Seit 2022 enthält die Rechnung in der Regel einen QR-Zahlteil, wie das Kapitel QR-Rechnung beschreibt. Rechnungen und Belege sind zehn Jahre aufzubewahren; Details im Kapitel Aufbewahrung von Projektunterlagen.
Abrechnung im Projekt planen
Ein Zahlungsplan gehört ins Angebot und in den Vertrag, nicht erst in die Buchhaltung. Wer Etappen, Anzahlungen und Fälligkeiten früh festlegt, sichert die Liquidität und vermeidet Diskussionen. Fachquellen empfehlen, Etappen schriftlich in der Offerte zu vereinbaren. Ebenso wichtig ist das korrekte Format der Rechnung; seit 2022 ist die QR-Rechnung Standard, wie das Kapitel QR-Rechnung beschreibt.
- 1Zahlungsplan mit Anzahlung, Teilrechnungen und Schlussrechnung im Angebot festlegen.
- 2Teilrechnungen an überprüfbare Etappen oder Meilensteine knüpfen.
- 3MWST auf Anzahlungen in der Periode des Zahlungseingangs deklarieren.
- 4In der Schlussrechnung Gesamtleistung und Abzüge transparent darstellen.
- 5Bei Satzwechseln die Leistungszeiträume getrennt ausweisen.
- 6Rechnungen und Belege zehn Jahre aufbewahren.
Den Überblick über weitere Rechtsthemen bietet der Recht-Leitfaden.