Worum es in diesem Kapitel geht
Dieses Kapitel ergänzt den allgemeinen Leitfaden, ersetzt ihn aber nicht; für Fristen ausserhalb des Projektkontexts gilt der verlinkte Leitfaden.
Die allgemeinen Aufbewahrungsfristen in der Schweiz — vom Obligationenrecht über die Mehrwertsteuer bis zum Arbeitsrecht — beschreibt Flenio im Leitfaden Aufbewahrungsfristen Schweiz. Dieses Kapitel konzentriert sich auf die Frage, die sich in Projekten stellt: Welche Projektunterlagen fallen unter die Aufbewahrungspflicht, welche sollten freiwillig aufbewahrt werden, und wie organisiert man eine Projektablage so, dass sie den Anforderungen genügt?
Was verlangt das Gesetz?
In der Praxis heisst das für Projekte: Was finanzielle Wirkung hat oder eine Vereinbarung mit Dritten belegt, gehört grundsätzlich zu den Pflichtunterlagen. Interne Notizen ohne solche Wirkung fallen nicht darunter, können aber aus anderen Gründen aufbewahrungswürdig sein, etwa als Nachweis für wichtige Entscheide.
Nach Art. 958f Abs. 1 OR muss, wer zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet ist, die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege, den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht während zehn Jahren aufbewahren; dazu gehört auch die Geschäftskorrespondenz.[1] Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.[2] Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2 OR); Geschäftsbücher und Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden.[1]
Für die Mehrwertsteuer gilt eine eigene Regel: Steuerpflichtige müssen Geschäftsbücher, Belege und sonstige Aufzeichnungen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung aufbewahren (Art. 70 Abs. 2 MWSTG), die zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode eintritt. Unterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen sind während 20 Jahren aufzubewahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG); BDO empfiehlt für Unterlagen zu Grundstücken eine Aufbewahrung von 26 Jahren.[3][4]
Welche Projektunterlagen fallen darunter?
Im Zweifel ist die längere Aufbewahrung die sicherere Wahl — mit der Einschränkung, dass Arbeitsdokumente mit Personendaten nicht ohne Grund aufbewahrt werden sollten.
Viele Dokumente, die in Projekten entstehen, sind Buchungsbelege oder Geschäftskorrespondenz im Sinne des Gesetzes. Andere sind keine Pflichtdokumente, aber für Haftung und Beweis wichtig. Die folgende Übersicht ordnet typische Projektunterlagen ein; die Einordnung ist eine Orientierung, massgebend ist der Einzelfall.
| Unterlage | Einordnung | Empfehlung |
|---|---|---|
| Offerte, Auftragsbestätigung, Vertrag | Geschäftskorrespondenz, oft Grundlage von Buchungen | Mindestens 10 Jahre |
| Rechnungen, Gutschriften, Spesenbelege | Buchungsbelege | 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres |
| Leistungsnachweise und Zeitrapporte, die Rechnungen begründen | Beleg für die Rechnung | 10 Jahre |
| E-Mails mit Vertragscharakter, Bestellungen, Änderungsanträge | Geschäftskorrespondenz | 10 Jahre |
| Abnahmeprotokolle, Mängelrügen | Beweismittel für Mängelrechte | Mindestens bis Ablauf der Verjährung, oft 10 Jahre |
| Projektpläne, Statusberichte, Protokolle | Je nach Inhalt Korrespondenz oder interne Dokumente | Nach Bedarf; wichtige Entscheide 10 Jahre |
| Arbeitszeitaufzeichnungen der Mitarbeitenden | Arbeitsrechtliche Unterlagen | Nach den Vorgaben des Arbeitsrechts, siehe allgemeiner Leitfaden |
Ein pragmatischer Grundsatz: Was eine Rechnung begründet, eine Vereinbarung belegt oder eine Rechtsposition sichert, gehört zehn Jahre in die Ablage. Das schliesst auch die allgemeine Verjährungsfrist für vertragliche Forderungen von zehn Jahren ein, innerhalb derer Unterlagen als Beweismittel gebraucht werden können.
Elektronische Aufbewahrung nach GeBüV
Für kleinere Unternehmen genügt oft eine einfache Lösung: finale Dokumente als PDF in einer geordneten, zugriffsgeschützten Ablage, ergänzt um regelmässige Sicherungen und eine Kontrolle der Lesbarkeit.
Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) regelt, wie Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz aufzubewahren sind. Zentral sind einige Grundsätze: Integrität, das heisst Echtheit und Unverfälschbarkeit — die Unterlagen müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV) —, eine sorgfältige, geordnete und vor schädlichen Einwirkungen geschützte Aufbewahrung (Art. 5 GeBüV) und die Verfügbarkeit (Art. 6 GeBüV).[5]
Informationsträger sind regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit zu prüfen (Art. 10 GeBüV); Datenmigrationen sind zulässig, wenn Vollständigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit gewahrt bleiben.[5] Für Projektunterlagen in einem Cloud-Tool heisst das: Das Tool muss Änderungen nachvollziehbar machen, Daten exportierbar halten und eine langfristige Lesbarkeit ermöglichen — auch wenn das Tool gewechselt wird.
| Grundsatz | Was es für die Projektablage bedeutet |
|---|---|
| Integrität | Versionierung oder Protokollierung von Änderungen; finale Dokumente unveränderbar ablegen |
| Verfügbarkeit | Unterlagen innert angemessener Frist auffindbar und lesbar |
| Ordnung | Systematische Ablage nach Projekt, Kunde und Geschäftsjahr |
| Prüfung | Regelmässige Kontrolle von Integrität und Lesbarkeit |
| Migration | Vollständiger, dokumentierter Export beim Systemwechsel |
Projektunterlagen in einem Projekttool
Für Teams, die Flenio nutzen, heisst das: Projektunterlagen im Tool für die Zusammenarbeit, finale Pflichtdokumente zusätzlich im Archiv der Buchhaltung oder in einem dafür bestimmten Dokumentenablagesystem, mit klarer Zuständigkeit.
Viele Teams legen Unterlagen direkt in ihrem Projekttool ab. Das ist praktisch, verlangt aber Klarheit, welches System die rechtlich massgebende Ablage ist. Häufig bewährt sich eine Arbeitsteilung: Das Projekttool dient der Zusammenarbeit, finale Pflichtdokumente — Verträge, Rechnungen, Abnahmeprotokolle — werden zusätzlich in einem Archiv oder der Buchhaltungssoftware abgelegt. Beim Wechsel eines Tools ist ein vollständiger Export entscheidend; Flenio beschreibt das im Leitfaden Datenexport beim Anbieterwechsel.
Aufbewahren und Löschen
Eine Abwägung im Einzelfall ist besonders bei Bewerbungsunterlagen externer Fachleute, Teilnehmerlisten von Workshops und Fotos aus Projektanlässen nötig.
Aufbewahrungspflichten stehen in einem Spannungsfeld zum Datenschutz: Personendaten dürfen nicht länger aufbewahrt werden als nötig. Wo eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, rechtfertigt sie die Aufbewahrung; danach sind Daten zu löschen oder zu anonymisieren. Für Projekte heisst das: Pflichtdokumente zehn Jahre aufbewahren, Arbeitsdokumente mit Personendaten nach Projektabschluss prüfen und, wo nicht mehr nötig, löschen. Ein Löschkonzept hilft, beides zu verbinden.
Warum mehr als die Pflicht aufbewahren?
Die gesetzliche Pflicht ist das Minimum. Für Projekte gibt es gute Gründe, bestimmte Unterlagen gezielt aufzubewahren, auch wenn sie keine Buchungsbelege sind. Abnahmeprotokolle und Mängelrügen sichern Rechte, solange Ansprüche nicht verjährt sind; das Kapitel Abnahme und Mängelrüge beschreibt die Fristen. Entscheidprotokolle und Änderungsanträge zeigen im Streitfall, was vereinbart war. Und Projekterfahrungen sind wertvoll für künftige Angebote.
| Unterlage | Grund |
|---|---|
| Abnahmeprotokolle, Mängelrügen | Beweis für Mängelrechte bis zur Verjährung |
| Änderungsanträge und Entscheide | Beweis für vereinbarte Änderungen und Nachträge |
| Verträge mit Rechteübertragung | Nachweis der Nutzungsrechte, auch nach Jahren |
| Geheimhaltungsvereinbarungen | Nachweis der Pflichten während der Nachwirkung |
| Projekterfahrungen | Grundlage für Kalkulation und Angebote |
Unterlagen zu Rechten und Vertraulichkeit
Besonders langlebig sind Unterlagen zu Rechten an Ergebnissen. Wer Jahre später eine Software weiterentwickeln oder verkaufen will, muss nachweisen können, dass er die nötigen Nutzungsrechte erworben hat — auch von Freelancern und Subunternehmern. Solche Verträge sollten deshalb so lange aufbewahrt werden, wie die Ergebnisse genutzt werden. Wie Rechte vertraglich übertragen werden, beschreibt das Kapitel Urheber- und Nutzungsrechte; die Pflichten aus Geheimhaltungsvereinbarungen das Kapitel Geheimhaltungsvereinbarung.
Eine Projektablage aufbauen
Eine gute Projektablage macht die Aufbewahrung einfach, weil Pflichtdokumente von Anfang an am richtigen Ort liegen. Bewährt hat sich eine einheitliche Struktur für alle Projekte, die zwischen Pflichtdokumenten und Arbeitsdokumenten unterscheidet:
| Ordner | Inhalt | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| 01 Vertrag | Offerte, Vertrag, Nachträge, Geheimhaltungsvereinbarungen | Mindestens 10 Jahre |
| 02 Abrechnung | Rechnungen, Leistungsnachweise, Zahlungsbelege | 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres |
| 03 Abnahme | Abnahmeprotokolle, Mängelrügen, Mängellisten | Mindestens bis Ablauf der Verjährung |
| 04 Steuerung | Statusberichte, Entscheidprotokolle, Änderungsanträge | Wichtige Entscheide 10 Jahre |
| 05 Arbeitsdokumente | Entwürfe, Notizen, Zwischenstände | Nach Projektende prüfen und bereinigen |
Die Ordnerstruktur ist ein Beispiel; entscheidend ist, dass sie für alle Projekte gleich ist und dass klar ist, wer Pflichtdokumente ablegt. In einem Projekttool lässt sich die Struktur als Vorlage hinterlegen, sodass jedes neue Projekt mit derselben Ablage startet.
Wer ist für die Ablage verantwortlich?
Die Aufbewahrungspflicht trifft das Unternehmen, nicht die einzelne Projektleiterin. Im Alltag muss aber jemand dafür sorgen, dass die Unterlagen vollständig sind. Eine klare Aufteilung hilft: Die Projektleitung verantwortet Vertrag, Abnahme und Steuerungsdokumente, die Buchhaltung Rechnungen und Zahlungsbelege. Beim Projektabschluss prüfen beide gemeinsam, ob alles vollständig ist. Gerade bei Personalwechseln verhindert das, dass wichtige Unterlagen in persönlichen Postfächern verloren gehen. Wie Mängelrechte und deren Fristen mit der Ablage zusammenhängen, beschreibt das Kapitel Abnahme und Mängelrüge.
Ablage beim Projektabschluss
- 1Finale Fassungen von Vertrag, Änderungsanträgen und Abnahmeprotokollen zusammenstellen.
- 2Rechnungen, Leistungsnachweise und relevante Korrespondenz der Buchhaltung beziehungsweise dem Archiv übergeben.
- 3Arbeitsdokumente mit Personendaten prüfen und, wo nicht mehr nötig, löschen.
- 4Aufbewahrungsende im Archiv vermerken, etwa zehn Jahre nach Ende des Geschäftsjahres.
- 5Exportfähigkeit der Ablage sicherstellen.
- 6Zugriffsrechte nach Projektabschluss einschränken.
Den Überblick über weitere Rechtsthemen bietet der Recht-Leitfaden; wie Projekte geordnet abgeschlossen werden, beschreibt auch die Vorlage Projektabschlussbericht.