Wann braucht ein Projekt eine Geheimhaltungsvereinbarung?
In fast jedem Projekt fliessen vertrauliche Informationen: Geschäftsstrategien, Kundendaten, Preise, technische Lösungen, unveröffentlichte Produkte. Eine Geheimhaltungsvereinbarung — oft NDA für Non-Disclosure Agreement genannt — ist immer dann sinnvoll, wenn solche Informationen an Personen gehen, die nicht schon gesetzlich zur Geheimhaltung verpflichtet sind, oder wenn die gesetzliche Pflicht nicht weit genug reicht.
| Situation | Warum ein NDA hilft |
|---|---|
| Vorgespräche vor einem Auftrag | Informationen fliessen, bevor ein Vertrag besteht |
| Zusammenarbeit mit Freelancern | Keine gesetzliche Treuepflicht wie bei Angestellten |
| Partnerschaften und Bietergemeinschaften | Gemeinsame Nutzung von Know-how |
| Due Diligence, Investorengespräche | Einblick in sensible Geschäftszahlen |
| Workshops mit externen Fachleuten | Strategische Informationen im Raum |
Grosse Unternehmen verwenden dafür standardisierte Erklärungen. SIX etwa stellt eine Geheimhaltungserklärung für Beauftragte und weitere Dritte bereit, die auch auf gesetzliche Geheimhaltungspflichten wie das Fabrikations- und Geschäftsgeheimnis hinweist.[3]
Was gilt ohne Vertrag?
Für Freelancer und Partnerunternehmen fehlt eine solche gesetzliche Pflicht. Hier entsteht die Geheimhaltungspflicht erst durch Vertrag — ein wichtiger Grund, die Vereinbarung vor dem ersten Austausch vertraulicher Informationen abzuschliessen.
Arbeitnehmende sind während des Arbeitsverhältnisses verpflichtet, geheim zu haltende Tatsachen weder zu verwerten noch anderen mitzuteilen (Art. 321a Abs. 4 OR). Nach Beendigung gilt die Geheimhaltungspflicht noch, soweit es zur Wahrung der berechtigten Interessen des Arbeitgebers erforderlich ist.[1] Die Regelung ist dispositiv; weitergehende Vereinbarungen sind in der Regel zulässig.[4]
Strafrechtlich bedroht Art. 162 StGB mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe, wer ein Fabrikations- oder Geschäftsgeheimnis, das er infolge einer gesetzlichen oder vertraglichen Pflicht bewahren sollte, verrät oder den Verrat für sich oder einen anderen ausnützt; in subjektiver Hinsicht ist Vorsatz erforderlich.[2] Das zeigt die Bedeutung einer Vereinbarung: Bei Personen ohne gesetzliche Pflicht begründet erst der Vertrag die Pflicht, an die das Strafrecht anknüpft.
| Person | Gesetzliche Pflicht | Vertrag nötig? |
|---|---|---|
| Angestellte | Ja, Art. 321a Abs. 4 OR, nach Ende soweit berechtigte Interessen es erfordern | Empfohlen für Klarheit und Dauer |
| Beauftragte im Auftrag | Treuepflicht aus Auftragsrecht | Empfohlen |
| Freelancer, Partner, Interessenten | Keine spezifische | Ja |
| Berufsgeheimnisträger wie Anwälte | Ja, Berufsgeheimnis | Ergänzend |
Was ist ein Geschäftsgeheimnis?
Nicht jede Information ist ein Geheimnis. Das Bundesgericht hat den Begriff der Geschäftsgeheimnisse in BGE 138 III 67 im Zusammenhang mit Art. 321a Abs. 4 OR umschrieben; der Begriff ist im Wesentlichen identisch mit jenem bei Konkurrenzverboten.[4] Vereinfacht: Es braucht eine Information, die nicht allgemein bekannt oder zugänglich ist, an deren Geheimhaltung ein berechtigtes Interesse besteht und die der Geheimnisherr geheim halten will. Eine Vereinbarung schafft Klarheit, indem sie festlegt, was als vertraulich gilt.
Was gehört in eine Geheimhaltungsvereinbarung?
Für wiederkehrende Situationen lohnt sich eine eigene Vorlage, die nur noch um Parteien und Zweck ergänzt wird. Das beschleunigt Vorgespräche und sorgt für gleichbleibende Qualität.
| Punkt | Inhalt |
|---|---|
| Parteien | Wer gibt Informationen, wer erhält sie; einseitig oder gegenseitig |
| Vertrauliche Informationen | Definition, etwa alle als vertraulich bezeichneten oder erkennbar vertraulichen Informationen |
| Zweck | Wofür die Informationen verwendet werden dürfen, etwa nur für die Prüfung eines Auftrags |
| Ausnahmen | Bereits bekannte, öffentlich zugängliche oder unabhängig entwickelte Informationen; gesetzliche Offenlegungspflichten |
| Weitergabe | An wen innerhalb der Organisation, mit welchen Pflichten |
| Dauer | Laufzeit der Vereinbarung und Nachwirkung der Geheimhaltung |
| Rückgabe und Löschung | Was nach Abschluss mit Unterlagen und Daten geschieht |
| Konventionalstrafe | Betrag pro Verletzung, Verhältnis zum Schadenersatz |
| Recht und Gerichtsstand | Anwendbares Recht und zuständiges Gericht |
Eine zu weite Definition — «alle Informationen, gleich welcher Art» — schafft eher Unsicherheit als Schutz. Besser ist eine Definition, die vertrauliche Informationen erkennbar macht, etwa durch Kennzeichnung, und erkennbar vertrauliche Informationen einschliesst.
Konventionalstrafe: sinnvoll, aber mit Mass
Neben der Strafe sollte die Vereinbarung festhalten, ob ein darüber hinausgehender Schaden zusätzlich geltend gemacht werden kann und ob die Zahlung der Strafe von der Pflicht zur weiteren Geheimhaltung befreit — in der Regel tut sie das nicht.
Ein Schaden aus einer Geheimnisverletzung ist oft schwer zu beweisen. Eine Konventionalstrafe verschafft Abhilfe: Sie ist bei Verletzung geschuldet, ohne dass ein konkreter Schaden nachgewiesen werden muss. Das Obligationenrecht regelt sie in Art. 160 ff.; übermässig hohe Konventionalstrafen kann das Gericht nach seinem Ermessen herabsetzen (Art. 163 Abs. 3 OR). Die Höhe sollte deshalb in einem vernünftigen Verhältnis zum möglichen Schaden stehen. Zur Abschätzung hilft der Rechner Konventionalstrafe.
Wie lange gilt die Geheimhaltung?
Wichtig ist auch, was nach Ablauf geschieht: Die Vereinbarung sollte regeln, ob Unterlagen zurückzugeben oder zu vernichten sind und ob Sicherungskopien davon ausgenommen sind.
Eine Geheimhaltungsvereinbarung sollte zwei Zeiträume unterscheiden: die Dauer der Zusammenarbeit, während der Informationen ausgetauscht werden, und die Nachwirkung der Geheimhaltung danach. Für viele Informationen sind einige Jahre Nachwirkung angemessen; echte Geschäftsgeheimnisse wie Rezepturen oder Quellcode können länger schutzbedürftig sein. Unbefristete Pflichten sind möglich, sollten aber begründet sein. Bei Arbeitnehmenden beschränkt das Gesetz die nachwirkende Pflicht auf das, was zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.[1]
Geheimhaltung im Projektalltag umsetzen
Eine Vereinbarung allein schützt keine Information. Entscheidend ist, wie im Projekt mit vertraulichen Daten umgegangen wird. Dazu gehören beschränkte Zugriffsrechte, eine klare Kennzeichnung vertraulicher Dokumente und eine geordnete Rückgabe oder Löschung nach Projektende. Für den Zugriff externer Beteiligter auf Systeme beschreibt der Leitfaden Freelancer-Datenzugriff bewährte Massnahmen; für die Zusammenarbeit mit Kunden der Leitfaden Dateien mit Kunden teilen.
- 1Vor dem ersten Austausch vertraulicher Informationen ein NDA abschliessen.
- 2Vertrauliche Dokumente kennzeichnen und zentral ablegen.
- 3Zugriffsrechte auf das Nötige beschränken und regelmässig prüfen.
- 4Externe Beteiligte bei Projektende abmelden und Unterlagen zurückfordern.
- 5Verstösse dokumentieren und rasch reagieren.
Einseitig oder gegenseitig?
Eine einseitige Vereinbarung schützt die Informationen einer Partei, eine gegenseitige jene beider. In Vorgesprächen zu einem Auftrag gibt oft vor allem der Kunde Informationen preis; in Partnerschaften oder Bietergemeinschaften tauschen beide Seiten Know-how aus. Gegenseitige Vereinbarungen sind in solchen Fällen fairer und werden leichter unterzeichnet. Wichtig ist, dass beide Seiten dieselben Ausnahmen und dieselbe Dauer akzeptieren, damit die Vereinbarung nicht zum Verhandlungsproblem wird.
Typische Fehler
- Das NDA wird erst unterschrieben, nachdem bereits vertrauliche Informationen ausgetauscht wurden.
- Die Definition vertraulicher Informationen ist so weit, dass niemand weiss, was gemeint ist.
- Ausnahmen für bereits bekannte oder öffentlich zugängliche Informationen fehlen.
- Die Konventionalstrafe steht in keinem Verhältnis zum möglichen Schaden.
- Rückgabe und Löschung nach Projektende sind nicht geregelt.
- Mitarbeitende und Subunternehmer des Empfängers sind nicht in die Pflicht einbezogen.
Wer Verträge vor der Unterzeichnung strukturiert prüft, vermeidet die meisten dieser Fehler; die Checkliste Vertragsprüfung hilft dabei.
Was tun bei einer Verletzung?
Wird eine Geheimhaltungspflicht verletzt, ist rasches Handeln wichtig. Zuerst gilt es, den Schaden zu begrenzen: Zugriffe sperren, weitere Weitergabe verhindern, betroffene Informationen identifizieren. Danach folgen die rechtlichen Schritte: Dokumentation der Verletzung, Aufforderung an die verletzende Partei, die Nutzung zu unterlassen und Unterlagen zurückzugeben, gegebenenfalls Geltendmachung der Konventionalstrafe oder von Schadenersatz. In schweren Fällen kommen vorsorgliche Massnahmen eines Gerichts oder eine Strafanzeige nach Art. 162 StGB in Betracht, wobei der Tatbestand Vorsatz voraussetzt.[2] Sind Personendaten betroffen, ist zusätzlich zu prüfen, ob eine Meldung an den EDÖB nötig ist.
Geheimhaltung mit Mitarbeitenden konkretisieren
Obwohl Angestellte gesetzlich zur Geheimhaltung verpflichtet sind, lohnt sich eine Konkretisierung im Arbeitsvertrag oder in einem Reglement. Sie macht deutlich, welche Informationen als vertraulich gelten, wie mit Kundendaten umzugehen ist und was beim Austritt geschieht. Weil die nachvertragliche Pflicht nur so weit reicht, wie berechtigte Interessen es erfordern[1], hilft eine klare Regelung beiden Seiten, ihre Pflichten zu kennen.
Abgrenzung zu Urheberrecht und Datenschutz
Geheimhaltung schützt Informationen, das Urheberrecht schützt Werke, der Datenschutz schützt Personendaten. Die drei überschneiden sich, ersetzen sich aber nicht. Eine Software kann urheberrechtlich geschützt und zugleich ein Geschäftsgeheimnis sein; eine Kundenliste kann Personendaten und Geschäftsgeheimnisse enthalten. Wie Rechte an Ergebnissen geregelt werden, beschreibt das Kapitel Urheber- und Nutzungsrechte; den Überblick bietet der Recht-Leitfaden.