Was ist eine Meilenstein- oder Akontorechnung?
Bei längeren Projekten wartet kaum ein Dienstleister bis zum Projektende, um seine Leistung in Rechnung zu stellen. Stattdessen werden Teilbeträge während der Laufzeit verlangt. Zwei Formen sind verbreitet: Die Meilensteinrechnung knüpft an erreichte Zwischenergebnisse an, etwa ein abgenommenes Konzept. Die Akontorechnung verlangt Anzahlungen nach Zeitplan oder Fortschritt, die am Ende mit der Schlussrechnung verrechnet werden.
Beide Formen verfolgen dasselbe Ziel: die Vorfinanzierung durch den Dienstleister zu begrenzen und das Risiko eines Zahlungsausfalls zu verteilen. Für den Kunden haben sie den Vorteil, dass er nur für erreichte Ergebnisse bezahlt. Wie die Rechnungsstellung in Kalkulation und Controlling eingebettet ist, zeigt der Leitfaden Projektcontrolling.
- Meilensteinrechnung
- Rechnung über einen vereinbarten Teilbetrag, die mit dem Erreichen eines Zwischenergebnisses fällig wird.
- Akontorechnung
- Rechnung über eine Anzahlung auf die Gesamtvergütung, die mit der Schlussrechnung verrechnet wird.
Welche Formen der Teilrechnung gibt es?
Die Begriffe werden in der Praxis nicht einheitlich verwendet. Die folgende Übersicht ordnet die gängigen Formen nach Auslöser und Verrechnung.
| Form | Auslöser | Verrechnung am Ende | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Vorauszahlung | Vertragsabschluss | mit der Schlussrechnung | Projekte mit hohen Anfangskosten, neue Kunden |
| Meilensteinrechnung | Abnahme eines Zwischenergebnisses | Teilbeträge ergeben die Gesamtsumme | Festpreisprojekte mit klaren Phasen |
| Akontorechnung | Zeitplan oder Fortschritt | mit der Schlussrechnung | längere Projekte, Bau und Planung |
| Periodische Rechnung | Monatsende | keine, laufende Abrechnung | Projekte nach Aufwand, Retainer |
| Schlussrechnung | Projektabschluss und Abnahme | weist alle Anzahlungen aus | jedes Projekt mit Anzahlungen |
Bei Meilensteinrechnungen ist die Definition der Meilensteine entscheidend. Ein Meilenstein muss objektiv überprüfbar sein, etwa «Konzept vom Kunden schriftlich abgenommen», nicht «Konzeptphase weitgehend abgeschlossen». Unklare Meilensteine führen zu Diskussionen über die Fälligkeit und verzögern Zahlungen.
Rechenbeispiel: Wirkung auf die Liquidität
Ein Projekt zum Festpreis von 90'000 Franken dauert sechs Monate und verursacht jeden Monat interne Kosten von 12'000 Franken, insgesamt 72'000 Franken. Ohne Teilrechnungen wird der gesamte Betrag mit der Schlussrechnung am Ende von Monat sechs fällig. Mit Meilensteinrechnungen werden 30 Prozent nach Abnahme des Konzepts (Ende Monat zwei), 40 Prozent nach Abnahme der Umsetzung (Ende Monat fünf) und 30 Prozent nach der Einführung (Ende Monat sechs) in Rechnung gestellt. Vereinfacht wird angenommen, dass Rechnungen sofort bezahlt werden.
| Monat | Ohne Teilrechnungen | Mit Meilensteinrechnungen |
|---|---|---|
| 1 | −12'000 | −12'000 |
| 2 | −24'000 | −24'000, nach Zahlung von 27'000: +3'000 |
| 3 | −36'000 | −9'000 |
| 4 | −48'000 | −21'000 |
| 5 | −60'000 | −33'000, nach Zahlung von 36'000: +3'000 |
| 6 | −72'000, nach Zahlung von 90'000: +18'000 | −9'000, nach Zahlung von 27'000: +18'000 |
Das Ergebnis am Ende ist in beiden Fällen gleich: ein Überschuss von 18'000 Franken. Unterschiedlich ist die Vorfinanzierung. Ohne Teilrechnungen muss das Unternehmen bis zu 72'000 Franken vorfinanzieren, mit Meilensteinrechnungen höchstens 33'000 Franken. Mit realistischen Zahlungsfristen von 30 Tagen wäre der Unterschied noch grösser, weil die Schlussrechnung erst einen Monat nach Projektende bezahlt würde. Wie der Kostenverlauf geplant wird, zeigt das Kapitel Kostenplanung.
Welche Rechtslage gilt in der Schweiz, Deutschland und Österreich?
Ob und wann Teilbeträge verlangt werden dürfen, hängt vom Vertrag und vom anwendbaren Recht ab. Die Grundregeln für Werkverträge unterscheiden sich in den drei Ländern deutlich.
| Thema | Schweiz | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|---|
| Grundregel | Vergütung bei Ablieferung des Werkes fällig (Art. 372 Abs. 1 OR) | Vergütung bei Abnahme fällig (§ 641 BGB) | Entgelt nach Vollendung des Werkes zu entrichten (§ 1170 ABGB) |
| Teilzahlungen | bei vereinbarter Lieferung und Vergütung in Teilen pro Teil bei dessen Ablieferung (Art. 372 Abs. 2 OR) | Abschlagszahlungen in Höhe des Werts der erbrachten Leistungen (§ 632a BGB) | bei Verrichtung in Abteilungen verhältnismässiger Teil des Entgelts (§ 1170 ABGB) |
| Praxis | Zahlungsplan im Vertrag vereinbaren | Zahlungsplan oder Anspruch nach § 632a | Zahlungsplan im Vertrag vereinbaren |
In der Schweiz ist die Vergütung im Werkvertrag nach Art. 372 OR grundsätzlich bei der Ablieferung des Werkes fällig; ist das Werk in Teilen zu liefern und die Vergütung nach Teilen bestimmt, ist für jeden Teil bei dessen Ablieferung zu zahlen [1]. In Deutschland kann der Unternehmer nach § 632a BGB Abschlagszahlungen in Höhe des Werts der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen [2]; die Vergütung ist im Übrigen bei der Abnahme fällig [3]. In Österreich ist das Entgelt nach § 1170 ABGB grundsätzlich nach Vollendung des Werkes zu entrichten; wird das Werk in Abteilungen verrichtet, kann ein verhältnismässiger Teil schon vorher gefordert werden [4].
Was gilt bei der Mehrwertsteuer?
Anzahlungen und Teilrechnungen sind mehrwertsteuerlich relevant, sobald sie in Rechnung gestellt oder vereinnahmt werden. In der Schweiz entsteht die Steuerforderung bei der Abrechnung nach vereinbartem Entgelt grundsätzlich mit der Rechnungsstellung, bei Teilrechnungen mit deren Ausgabe und bei Vorauszahlungen mit der Vereinnahmung; die Einzelheiten regelt Art. 40 MWSTG [5]. Die Schlussrechnung muss die bereits abgerechneten Anzahlungen ausweisen, damit die Steuer nicht doppelt erhoben wird.
In der Buchhaltung werden Akontorechnungen deshalb häufig zunächst als erhaltene Anzahlungen erfasst und bei der Schlussrechnung aufgelöst. So entspricht der Ertrag dem tatsächlich erbrachten Werk, und in der MWST-Abrechnung erscheint bei der Schlussrechnung nur der Restbetrag. Werkzeuge, die Akonto- und Schlussrechnungen verknüpfen und Anzahlungen automatisch verrechnen, vermeiden dabei Fehler, die bei manueller Führung in Tabellen leicht entstehen.
Wie gestaltet man einen guten Zahlungsplan?
Ein guter Zahlungsplan verteilt die Zahlungen so, dass sie dem Kostenverlauf folgen und für den Kunden nachvollziehbar sind. Bewährt haben sich drei bis fünf Teilbeträge, die an objektiv überprüfbare Ergebnisse geknüpft sind, ergänzt um eine Anzahlung bei Projekten mit hohen Anfangskosten oder bei neuen Kunden.
- 1Kostenverlauf aus dem Kostenplan ableiten.
- 2Meilensteine mit überprüfbaren Abnahmekriterien definieren.
- 3Teilbeträge so festlegen, dass sie den Kosten bis zum Meilenstein ungefähr entsprechen.
- 4Zahlungsfristen und Verzugsfolgen im Vertrag festhalten.
- 5Regeln für den Fall festlegen, dass der Kunde eine Abnahme verzögert.
Der letzte Punkt wird oft vergessen. Verzögert der Kunde die Abnahme eines Meilensteins, verschiebt sich die Zahlung, obwohl die Arbeit erledigt ist. Eine Regel, wonach ein Meilenstein nach einer bestimmten Frist ohne begründete Einwände als abgenommen gilt, schützt den Dienstleister. Wie solche Regeln mit dem Preismodell zusammenspielen, beschreibt das Kapitel Preismodelle für Dienstleister.
Wie bespricht man Teilrechnungen mit dem Kunden?
Viele Dienstleister scheuen sich, Anzahlungen oder Meilensteinzahlungen zu verlangen, weil sie den Kunden nicht verunsichern wollen. In der Praxis sind Teilzahlungen bei Projekten über mehrere Monate üblich und werden von professionellen Auftraggebern erwartet. Entscheidend ist, sie früh anzusprechen, idealerweise bereits im Angebot, und mit dem Projektplan zu begründen.
Ein Zahlungsplan, der an überprüfbare Ergebnisse geknüpft ist, schafft auch für den Kunden Sicherheit: Er bezahlt nur, was erreicht wurde, und sieht den Fortschritt an den Meilensteinen. Bei neuen Kunden oder hohen Vorleistungen, etwa für Lizenzen oder Fremdleistungen, ist eine Anzahlung zu Beginn sachlich begründet und wird selten abgelehnt. Wer Teilrechnungen erst während des Projekts einführen will, stösst dagegen auf Widerstand, weil sie dann wie eine nachträgliche Änderung der Bedingungen wirken. Deshalb gehört der Zahlungsplan von Anfang an in jedes Angebot über mehrere Monate.
Wie hängen Teilrechnungen und Controlling zusammen?
Teilrechnungen sind nicht nur ein Liquiditätsinstrument, sondern auch ein Signal für das Controlling. Wird ein Meilenstein erreicht, aber sind die Kosten bis dahin deutlich höher als der zugehörige Teilbetrag, droht ein Margenverlust. Diese Information liegt dann bereits zur Mitte des Projekts vor, nicht erst bei der Schlussrechnung.
Praktisch lohnt es sich, bei jeder Meilensteinrechnung die bisherigen Kosten mit dem Teilbetrag zu vergleichen und die Prognose der Gesamtkosten zu aktualisieren. Liegt der Wert deutlich darüber, ist es Zeit für ein Gespräch über Umfang oder Nachträge. Das Kapitel Projektmarge sichern zeigt, welche Ursachen typisch sind und wie man gegensteuert. Fällige und überfällige Teilrechnungen gehören zudem in den monatlichen Controlling-Bericht, damit Zahlungsverzug früh auffällt und das Mahnwesen rechtzeitig greift.