Was ist eine Wirtschaftlichkeitsrechnung?
Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung beurteilt, ob die erwarteten Vorteile eines Projekts die Kosten rechtfertigen. Sie stellt die Investition, also die Projektkosten und allfällige Folgekosten, dem erwarteten Nutzen gegenüber, etwa Einsparungen, Mehrerlöse oder vermiedene Kosten. Das Ergebnis ist eine Grundlage für den Entscheid, ein Projekt zu starten, zu ändern oder abzubrechen.
ISO 21502 verlangt, dass die Rechtfertigung eines Projekts vor dem Start dokumentiert und während der Laufzeit überprüft wird, damit Projekte, deren Nutzen nicht mehr gegeben ist, rechtzeitig gestoppt werden können [1]. In HERMES dient die Studie in der Initialisierung dazu, Lösungsvarianten zu beschreiben und zu bewerten, bevor das Projekt freigegeben wird [2]. Die Wirtschaftlichkeitsrechnung ist dabei ein zentraler Baustein, aber nicht der einzige: Strategische, rechtliche und qualitative Gründe können ein Projekt rechtfertigen, auch wenn es sich finanziell nicht rechnet. Den Gesamtzusammenhang mit Kalkulation und Controlling zeigt der Leitfaden Projektcontrolling.
Welche Verfahren gibt es?
Man unterscheidet statische und dynamische Verfahren. Statische Verfahren rechnen mit Durchschnittswerten und behandeln einen Franken in fünf Jahren wie einen Franken heute. Dynamische Verfahren diskontieren künftige Zahlungen mit einem Kalkulationszins und berücksichtigen damit, dass Geld heute mehr wert ist als Geld später.
| Verfahren | Art | Frage | Stärke und Schwäche |
|---|---|---|---|
| Kostenvergleich | statisch | Welche Variante ist günstiger? | einfach; ignoriert Nutzen und Zeitpunkt |
| Amortisationsrechnung | statisch oder dynamisch | Wann ist die Investition zurückverdient? | anschaulich; ignoriert Rückflüsse danach |
| Return on Investment (ROI) | statisch | Wie viel bringt jeder investierte Franken? | leicht verständlich; ignoriert den Zeitpunkt |
| Kapitalwert | dynamisch | Wie viel Wert schafft das Projekt heute? | berücksichtigt Zeitwert; braucht Kalkulationszins |
| Interner Zinsfuss | dynamisch | Welche Verzinsung erzielt die Investition? | gut vergleichbar; bei unregelmässigen Zahlungen schwierig |
Für kleine Projekte mit kurzer Laufzeit genügen meist Kostenvergleich und Amortisationszeit. Bei mehrjährigen Vorhaben mit grösseren Beträgen sollten Kapitalwert und interner Zinsfuss ergänzt werden, weil die statischen Verfahren späte Rückflüsse systematisch überbewerten.
Rechenbeispiel: Einführung einer Projektsoftware
Ein Dienstleistungsunternehmen investiert 150'000 Franken in die Einführung einer neuen Projekt- und Abrechnungslösung, einschliesslich interner Aufwände, Schulung und Datenübernahme. Erwartet werden jährliche Einsparungen von 50'000 Franken während fünf Jahren, vor allem durch weniger manuelle Abrechnung und höhere Verrechenbarkeit. Der Kalkulationszins beträgt 5 Prozent.
| Kennzahl | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Summe der Einsparungen | 5 × 50'000 | 250'000 |
| Überschuss über fünf Jahre | 250'000 − 150'000 | 100'000 |
| ROI über fünf Jahre | 100'000 ÷ 150'000 | 66,7 Prozent |
| Statische Amortisationszeit | 150'000 ÷ 50'000 | 3 Jahre |
| Jahr | Einsparung | Barwert | Kumulierter Barwert |
|---|---|---|---|
| 1 | 50'000 | 47'619 | 47'619 |
| 2 | 50'000 | 45'351 | 92'971 |
| 3 | 50'000 | 43'192 | 136'162 |
| 4 | 50'000 | 41'135 | 177'298 |
| 5 | 50'000 | 39'176 | 216'474 |
Der Kapitalwert ergibt sich aus der Summe der Barwerte minus Investition: 216'474 minus 150'000 gleich rund 66'474 Franken. Ein positiver Kapitalwert bedeutet, dass das Projekt mehr Wert schafft als eine Anlage zum Kalkulationszins. Die dynamische Amortisation liegt bei rund 3,34 Jahren, weil die späteren Einsparungen weniger wert sind. Der interne Zinsfuss, bei dem der Kapitalwert null wird, liegt bei rund 19,9 Prozent. Eigene Werte rechnet der Amortisations-Rechner.
Wie beziffert man den Nutzen eines Projekts?
Die Kosten eines Projekts lassen sich meist gut schätzen; beim Nutzen fällt das schwerer. Bewährt hat sich, den Nutzen in Kategorien zu gliedern und jede Kategorie mit einer nachvollziehbaren Berechnung zu belegen, die sich nach dem Projekt überprüfen lässt.
| Kategorie | Beispiel | Bezifferung |
|---|---|---|
| Einsparungen | weniger manuelle Abrechnung | eingesparte Stunden mal Kostensatz |
| Mehrerlöse | höhere Verrechenbarkeit | zusätzlich verrechnete Stunden mal Stundensatz |
| Vermiedene Kosten | Ablösung eines Altsystems | wegfallende Lizenz- und Wartungskosten |
| Risikoreduktion | weniger Fehler bei Fristen | erwarteter Schaden mal Reduktion der Wahrscheinlichkeit |
| Qualitativer Nutzen | Zufriedenheit, Image | beschreiben, nicht künstlich beziffern |
Wichtig ist, qualitativen Nutzen nicht in Franken umzurechnen, nur um eine Rechnung schöner zu machen. Er gehört in den Business Case, aber getrennt von den finanziellen Kennzahlen. ISO 21502 empfiehlt zudem, für jeden Nutzen eine verantwortliche Person zu benennen, die nach dem Projekt prüft, ob er tatsächlich eintritt [1]. Wie die Wirtschaftlichkeitsrechnung im Business Case dargestellt wird, beschreibt das Kapitel Business Case erstellen.
Welcher Kalkulationszins ist richtig?
Der Kalkulationszins drückt aus, welche Verzinsung das Unternehmen von einer Investition mindestens erwartet. Er orientiert sich an den Kapitalkosten, also an den Zinsen für Fremdkapital und der erwarteten Rendite auf Eigenkapital, und enthält oft einen Zuschlag für das Risiko des Projekts. Für KMU ohne formale Kapitalkostenberechnung genügt häufig ein unternehmensweit festgelegter Satz, der für alle Projekte gleich verwendet wird.
Entscheidend ist weniger der exakte Wert als die Konsistenz: Wer verschiedene Projekte mit unterschiedlichen Zinssätzen rechnet, macht sie unvergleichbar. Ausserdem lohnt sich eine Sensitivitätsanalyse. Im Beispiel bleibt der Kapitalwert auch bei einem deutlich höheren Kalkulationszins positiv, weil der interne Zinsfuss mit rund 19,9 Prozent weit darüber liegt. Erst ab diesem Satz würde das Projekt keinen Wert mehr schaffen. Für die Entscheidung ist das eine komfortable Ausgangslage, weil selbst ein vorsichtig gewählter Zins das Ergebnis nicht kippt.
Wie robust ist das Ergebnis?
Jede Wirtschaftlichkeitsrechnung beruht auf Annahmen, und die unsicherste ist meist der Nutzen. Eine Sensitivitätsanalyse zeigt, wie stark sich das Ergebnis verändert, wenn einzelne Annahmen nicht eintreffen. Im Beispiel lässt sich fragen: Wie hoch müssen die jährlichen Einsparungen mindestens sein, damit der Kapitalwert positiv bleibt?
Die Antwort ergibt sich aus der Investition geteilt durch den Rentenbarwertfaktor: 150'000 geteilt durch 4,3295 ergibt rund 34'646 Franken pro Jahr. Die Einsparungen dürfen also um gut 30 Prozent tiefer ausfallen als erwartet, ohne dass das Projekt unwirtschaftlich wird. Diese Information ist für einen Entscheid oft wertvoller als der Kapitalwert selbst, weil sie zeigt, wie viel Spielraum die Annahmen haben. Wer zusätzlich ein pessimistisches, ein realistisches und ein optimistisches Szenario rechnet, macht die Unsicherheit für das Entscheidungsgremium sichtbar. Wie man Unsicherheiten mit Bandbreiten und Simulation bewertet, zeigt das Kapitel Risikobewertung.
Welche Folgekosten werden oft vergessen?
Viele Wirtschaftlichkeitsrechnungen vergleichen die Projektkosten mit dem Nutzen, vergessen aber die Kosten nach dem Projekt: Betrieb, Wartung, Lizenzen, Support, Weiterentwicklung und Schulung neuer Mitarbeitender. Über eine Nutzungsdauer von fünf Jahren können diese Folgekosten die Projektkosten übersteigen. Eine Rechnung ohne sie ist systematisch zu optimistisch.
Der PMBOK Guide betont, dass der Wert eines Projekts über seinen gesamten Lebenszyklus betrachtet werden soll, nicht nur bis zur Übergabe [3]. Praktisch heisst das: Die Einsparungen im Beispiel sollten netto gerechnet werden, also nach Abzug der jährlichen Betriebskosten der neuen Lösung. Werden diese vergessen, erscheint das Projekt wirtschaftlicher, als es ist. Die vollständige Sicht auf alle Kosten unterstützt der Vollkosten-Rechner.
Wie überprüft man die Wirtschaftlichkeit während und nach dem Projekt?
Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung ist eine Prognose, und Prognosen müssen überprüft werden. Während des Projekts ändert sich vor allem die Kostenseite: Steigt die Prognose der Gesamtkosten, sinkt der Kapitalwert. Im Beispiel würde eine Überschreitung der Investition um 30'000 Franken den Kapitalwert auf rund 36'474 Franken senken, das Projekt bliebe also wirtschaftlich. Diese Rechnung lässt sich mit jeder neuen Kostenprognose aus dem Controlling wiederholen; wie diese entsteht, zeigt das Kapitel Kosten-Forecast.
Nach dem Projekt geht es um die Nutzenseite. Treten die erwarteten Einsparungen tatsächlich ein, und in welcher Höhe? Eine Nachbetrachtung nach einem und nach zwei Jahren schliesst den Kreis und verbessert künftige Rechnungen, weil sie zeigt, wie realistisch die Annahmen waren. Die verantwortliche Person für jeden Nutzen wird bereits im Business Case festgelegt, damit die Überprüfung nicht vergessen geht.
Welche Fehler passieren bei Wirtschaftlichkeitsrechnungen?
Die meisten Fehler machen eine Rechnung zu optimistisch, und sie häufen sich bei Projekten, die jemand unbedingt umsetzen will.
- Nutzen beziffern, ohne die Berechnung nachvollziehbar zu machen.
- Folgekosten für Betrieb und Wartung weglassen.
- Interne Personalkosten nicht als Projektkosten rechnen.
- Den Zeitwert des Geldes bei mehrjährigen Vorhaben ignorieren.
- Keine Nullvariante rechnen, also nicht vergleichen, was ohne das Projekt passiert.
- Den Nutzen nach dem Projekt nie überprüfen.
Die Nullvariante ist besonders wichtig. Sie beschreibt, was geschieht, wenn das Projekt nicht durchgeführt wird, und ist der eigentliche Massstab für den Nutzen. Wer sie weglässt, rechnet oft Vorteile ein, die auch ohne das Projekt eingetreten wären, etwa Effizienzgewinne aus ohnehin geplanten Prozessänderungen oder auslaufende Verträge, die sowieso gekündigt worden wären. Die Vertiefung bietet der Kurs Projektwirtschaftlichkeit.