Checklists
Checklists people actually work through
Not a textbook but working lists: what must be settled before kickoff, what a project closure needs, where a tool migration fails. Every list can be ticked off in the browser and copied as Markdown into your tool. Content is in German.
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Checkliste Projektstart
Was vor dem Projektstart geklärt sein muss: Auftrag, Sponsor, Ziele, Budget, Team, Risiken, Werkzeuge. Abhakbare Checkliste aus der Praxis — kostenlos, druckbar.
Open checklistCheckliste Kickoff-Meeting
So wird das Kickoff-Meeting zum echten Start: Vorbereitung, Agenda in 60 Minuten, Rollen, Regeln, Nachbereitung. Abhakbare Checkliste mit Zeitplan.
Open checklistCheckliste Risikoanalyse
Risikoanalyse in vier Schritten: Risiken sammeln, mit Eintrittswahrscheinlichkeit × Auswirkung bewerten, Massnahmen und Verantwortliche festlegen, regelmässig aktualisieren. Mit Fragenkatalog.
Open checklistCheckliste Projektabschluss
Sauber abschliessen: Abnahme dokumentieren, Restarbeiten klären, Schlussrechnung stellen, Zugriffe entziehen, Lessons Learned festhalten, Team entlasten. Abhakbare Checkliste.
Open checklistCheckliste Stakeholder-Analyse
Stakeholder identifizieren, nach Einfluss und Interesse einordnen, Erwartungen klären und die Kommunikation planen. Checkliste mit Matrix-Logik für KMU-Projekte.
Open checklistCheckliste Offerte erstellen
Eine Offerte, die gewinnt und schützt: Leistungsumfang, Abgrenzung, Annahmen, Preis mit Puffer, Zahlungsbedingungen, Gültigkeit, Abnahme. Checkliste für Agenturen, Berater und Treuhänder in der Schweiz.
Open checklistCheckliste Pflichtenheft prüfen
Ist das Pflichtenheft vollständig, widerspruchsfrei und prüfbar? 16 Prüfpunkte zu Anforderungen, Abgrenzung, Abnahme und Änderungen — für Auftraggeber und Auftragnehmer.
Open checklistCheckliste Rechnung stellen (Schweiz)
Alle Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG, QR-Rechnung mit korrektem Betrag, lückenlose Nummerierung, Zahlungsfrist und Ablage. Checkliste für Rechnungen aus der Schweiz an CH-, DE- und AT-Kunden.
Open checklistCheckliste Mahnwesen
Drei Mahnstufen mit Fristen und Tonlage, Verzugszins nach OR, wann Betreibung sinnvoll ist und wie man offene Posten im Blick behält. Checkliste für Schweizer KMU.
Open checklistCheckliste Zeiterfassung einführen
Zeiterfassung ohne Widerstand einführen: Zweck klären, Kategorien festlegen, Regeln für Rundung und Pausen, Datenschutz nach revDSG, Auswertung. Checkliste in vier Phasen.
Open checklistCheckliste Meeting vorbereiten
Meetings, die etwas bewirken: Zweck festlegen, Teilnehmende begrenzen, Agenda mit Entscheidungen, Zeitbox, Protokoll mit Aufgaben. Checkliste mit Faustregeln für KMU.
Open checklistCheckliste Statusbericht
Ein Statusbericht auf einer Seite: Ampel mit Begründung, Abweichungen bei Termin, Budget und Umfang, Top-Risiken, benötigte Entscheidungen. Checkliste für Projektleiter.
Open checklistCheckliste Projektmanagement-Tool auswählen
Das richtige Projektmanagement-Tool finden: Anforderungen priorisieren, Datenschutz und Datenstandort prüfen, Kosten über drei Jahre rechnen, Pilot fahren, Migration planen. Herstellerneutrale Checkliste.
Open checklistCheckliste Tool-Migration
Von Excel, Trello, Asana oder ClickUp umziehen: Daten bereinigen, Struktur festlegen, Import testen, Parallelbetrieb, Stichtag, altes Tool schliessen. Checkliste in fünf Phasen.
Open checklistCheckliste Lessons Learned
Lessons-Learned-Sitzung vorbereiten, moderieren und in Vorlagen überführen: drei Fragen, keine Schuldzuweisung, konkrete Änderungen mit Verantwortlichem. Checkliste für Projektabschluss und Sprint-Retrospektive.
Open checklistCheckliste Offboarding externer Mitarbeitender
Freelancer und externe Partner sauber verabschieden: Zugriffe entziehen, Daten zurückholen, Geräte und Konten prüfen, Geheimhaltung bestätigen, Kontakt klären. Checkliste nach revDSG.
Open checklistCheckliste Liquiditätsplanung für Projektunternehmen
Liquidität für Agenturen, Beratungen und Kanzleien planen: Zahlungseingänge aus Rechnungen und Akonto, Fixkosten, Lohnzahltage, Steuern, MWST-Abrechnung. Rollierende 13-Wochen-Planung als Checkliste.
Open checklistCheckliste Anforderungen erheben
Anforderungen sauber erheben: Stakeholder befragen, Ist-Prozess beobachten, Anforderungen formulieren und priorisieren, Widersprüche klären, freigeben. Checkliste für Software- und Organisationsprojekte.
Open checklistCheckliste revDSG-Selbstcheck für KMU
Das revidierte Datenschutzgesetz (seit 1.9.2023) für KMU: Datenschutzerklärung, Bearbeitungsverzeichnis, AVV mit Dienstleistern, Auskunftsrecht, Datensicherheit, Meldepflicht. Selbstcheck mit 20 Punkten.
Open checklistCheckliste Datenpanne — die ersten 72 Stunden
Was bei einer Datenschutzverletzung zu tun ist: eindämmen, dokumentieren, Risiko bewerten, EDÖB melden, Betroffene informieren, Ursache beheben. Checkliste nach revDSG Art. 24 und DSGVO Art. 33.
Open checklistCheckliste Mandat annehmen (Kanzlei und Treuhand)
Neues Mandat sauber eröffnen: Interessenkonflikt prüfen, Identität und Wirtschaftlich Berechtigte klären, Mandatsvertrag und Honorar regeln, Vollmacht, Akte und Fristen anlegen, Vorschuss. Checkliste für Anwälte und Treuhänder.
Open checklistCheckliste Stellvertretung regeln
Wer übernimmt, wenn der Projektleiter ausfällt? Stellvertreter benennen, Übergabe strukturieren, Zugriffe und Fristen sichtbar machen, Rückkehr organisieren. Checkliste gegen das Klumpenrisiko Einzelperson.
Open checklistCheckliste Remote-Team führen
Verteilte Teams führen: Erreichbarkeit und Antwortzeiten regeln, asynchron arbeiten, wenige feste Termine, Ergebnisse statt Anwesenheit messen, Datenschutz im Homeoffice. Checkliste für KMU mit Hybrid- oder Remote-Arbeit.
Open checklistCheckliste Mitarbeiter-Onboarding
Neue Mitarbeitende in KMU einarbeiten: vor dem ersten Tag, erster Tag, erste Woche, erster Monat, Probezeit-Gespräch. Mit Zugriffen, Buddy, Zielen und Datenschutz-Einweisung.
Open checklistCheckliste Projektportfolio priorisieren
Zu viele Projekte, zu wenig Kapazität: Portfolio erfassen, mit Nutzen und Aufwand bewerten, gegen Kapazität abgleichen, entscheiden und stoppen. Checkliste für Geschäftsleitungen in KMU.
Open checklistCheckliste Go-live
Software, Prozess oder Website live schalten: Abnahme, Daten, Rollback-Plan, Kommunikation, Support in der Hypercare-Phase, Freigabe. Checkliste mit Go/No-go-Kriterien.
Open checklistCheckliste Jahresabschluss vorbereiten (Projektunternehmen)
Was vor dem Jahresabschluss aus dem Projektgeschäft kommen muss: Zeiten fakturiert, offene Posten geklärt, angefangene Arbeiten bewertet, Ferien- und Überzeitsaldi, Debitorenverluste, Belege abgelegt. Abhakbar, druckbar.
Open checklistCheckliste Abnahmeprotokoll
Was ein Abnahmeprotokoll enthalten muss, damit die Abnahme gilt: Leistungsumfang, Abnahmekriterien, Mängelliste mit Fristen, Restpunkte, Unterschriften. Für IT, Agentur, Bau und Beratung. Abhakbar, druckbar.
Open checklistCheckliste Sprint-Retrospektive
Retrospektiven, die etwas verändern: Vorbereitung, sicherer Rahmen, drei Fragen, maximal zwei Massnahmen mit Verantwortlichem, Nachverfolgung im nächsten Sprint. Abhakbare Liste für Scrum Master und Teams.
Open checklistCheckliste Backup-Konzept für KMU
Ein Backup, das nie wiederhergestellt wurde, ist eine Hoffnung. Die Liste: 3-2-1-Regel, Cloud-Daten exportieren, Wiederherstellungstest, Verantwortliche, Aufbewahrung, Verschlüsselung, Ransomware-Schutz. Abhakbar.
Open checklistCheckliste Homeoffice-Reglement
Ein Homeoffice-Reglement auf einer Seite: Anspruch, Erreichbarkeit, Arbeitszeit und Erfassung, Geräte, Datenschutz, Kosten, Versicherung, Widerruf. Mit den Schweizer Rechtsgrundlagen (ArG, OR Art. 327a). Abhakbar.
Open checklistCheckliste Kundenabschied: Mandat oder Kunde sauber beenden
Ein Kunde geht: Was abgerechnet, übergeben, gelöscht und aufbewahrt werden muss — von der Schlussrechnung über Datenherausgabe bis zum Zugriffsentzug. Für Agenturen, Beratungen, Treuhand und Kanzleien. Abhakbar.
Open checklistCheckliste Claim-Management: Mehraufwand erkennen, anzeigen, durchsetzen
Claim-Management praktisch: Vertragsgrundlage kennen, Abweichungen früh erkennen, schriftlich anzeigen, Mehraufwand separat erfassen, Nachtrag beziffern und verhandeln. Abhakbare Checkliste für Projektleiter in Bau, Planung, IT und Beratung.
Open checklistCheckliste Projektinitialisierung: Vom Auftrag zum startklaren Projekt
Projektinitialisierung Schritt für Schritt: Auftrag klären, Ziele und Nicht-Ziele festlegen, Rahmenbedingungen und Risiken erfassen, Organisation und Budget definieren, Freigabe einholen. Abhakbar, passend zu HERMES, PRINCE2 und agilen Vorhaben.
Open checklistCheckliste Projektmarketing: Rückhalt für das Projekt gewinnen
Projektmarketing plant, wie ein Projekt intern wahrgenommen wird: Botschaft, Zielgruppen, Kanäle, sichtbare Erfolge und Feedback. Checkliste mit Beispielen für Verwaltung und KMU — damit Betroffene das Ergebnis nutzen und nicht nur ertragen.
Open checklistCheckliste Hypercare-Phase: Die ersten Wochen nach dem Go-live
Hypercare ist die Phase erhöhter Betreuung direkt nach dem Go-live: kurze Reaktionszeiten, tägliche Lagebesprechung, klare Kriterien für die Übergabe in den Normalbetrieb. Checkliste für Softwareeinführungen, Migrationen und Prozessumstellungen.
Open checklistCheckliste Definition of Done: Wann ist «fertig» wirklich fertig?
Die Definition of Done legt fest, wann eine Arbeit als fertig gilt: getestet, dokumentiert, abgenommen. Checkliste mit Beispielen für Software, Dokumente und Beratungsleistungen, plus Tipps, wie das Team sie einführt und aktuell hält.
Open checklistCheckliste Datenmigration: Daten sicher ins neue System bringen
Datenmigration ohne Datenverlust: Bestand erfassen, Umfang festlegen, Daten bereinigen, Zuordnung definieren, Probemigration, Abgleich und Umstellung. Abhakbare Checkliste für den Wechsel von Projekt-, CRM- oder Buchhaltungssoftware.
Open checklistCheckliste Change und Akzeptanz: Veränderungen so einführen, dass sie bleiben
Veränderungen scheitern selten an der Technik, sondern an der Akzeptanz. Checkliste für Change-Management in KMU und Verwaltung: Betroffenheit klären, Nutzen erklären, Beteiligung ermöglichen, befähigen, Widerstand ernst nehmen, Erfolge verankern.
Open checklistCheckliste Lenkungsausschuss: Sitzungen, die Entscheide bringen
Lenkungsausschuss-Sitzungen, die entscheiden statt informieren: klare Entscheidungsvorlagen, Status auf einer Seite, Risiken und Eskalationen, Protokoll mit Beschlüssen. Checkliste für Projektleiter, die den Ausschuss vorbereiten.
Open checklistCheckliste Projektauftrag: Was gehört hinein, damit niemand später streitet?
Checkliste für den Projektauftrag: Ausgangslage, Ziele, Umfang und Abgrenzung, Termine, Budget, Organisation, Risiken und Freigabe. Damit Auftraggeber und Projektleitung vom selben Projekt sprechen – kompakt, abhakbar, praxiserprobt.
Open checklistCheckliste Projektbudget: Kosten vollständig planen und steuern
Checkliste für das Projektbudget: Personal, Fremdleistungen, Lizenzen, Reisen, Projektleitung, Reserven, Zahlungsplan und Budgetkontrolle. Damit keine Kostenart vergessen geht und Abweichungen früh sichtbar werden.
Open checklistCheckliste Angebot auf öffentliche Ausschreibung (BöB/IVöB)
Checkliste für Angebote auf öffentliche Ausschreibungen in der Schweiz: Unterlagen prüfen, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Fragerunde, Referenzen, Schlüsselpersonen, Preisblatt, Formalien und fristgerechte Eingabe nach BöB bzw. IVöB.
Open checklistCheckliste: Ein agiles Team in vier Wochen starten
Checkliste für den Start eines agilen Teams: Rollen, Produktvision, Backlog, Definition of Done, Sprintlänge, Events, Werkzeuge und die Einbindung von Stakeholdern. Damit Scrum oder Kanban nicht nur ein neues Meeting-Format wird.
Open checklistCheckliste Sprint Planning: Vorbereitung, Ablauf, Ergebnis
Checkliste für das Sprint Planning nach Scrum: Backlog vorbereiten, Kapazität klären, Sprint-Ziel formulieren, Einträge auswählen und planen. Mit Tipps gegen überladene Sprints und endlose Planungssitzungen.
Open checklistCheckliste Projektleiterwechsel: Übergabe ohne Wissensverlust
Checkliste für den Projektleiterwechsel: Status, offene Entscheide, Risiken, Verträge, Stakeholder, Budget, Dokumente und Zugänge sauber übergeben. Damit das Projekt weiterläuft, wenn die Projektleitung wechselt – geplant oder kurzfristig.
Open checklistCheckliste Workshop-Moderation: Vorbereiten, leiten, nachbereiten
Checkliste für die Moderation von Workshops: Ziel und Ergebnis klären, Teilnehmende auswählen, Agenda und Methoden planen, Raum und Material, Moderation im Workshop und Nachbereitung mit Protokoll und Aufgaben.
Open checklistCheckliste KI-Richtlinie: Generative KI im Unternehmen geordnet einführen
Checkliste für eine KI-Richtlinie im KMU: freigegebene Werkzeuge, Datenampel nach revDSG, Berufsgeheimnis, Prüfpflicht, Transparenz, Verantwortlichkeiten und Schulung. Mit Hinweisen zum EU AI Act und zur Haltung des EDÖB.
Open checklistCheckliste Eskalation im Projekt: Rechtzeitig, sachlich, entscheidbar
Checkliste für Eskalationen im Projekt: Eskalationsstufen und Schwellen festlegen, eine Eskalation als Entscheidvorlage vorbereiten, Betroffene fair einbeziehen und den Entscheid umsetzen. Damit Eskalation zum Steuerungsinstrument wird.
Open checklistCheckliste Projekt-Review: Ist das Projekt noch auf Kurs?
Checkliste für ein Projekt-Review (Health Check): Ziele, Umfang, Termine, Budget, Qualität, Risiken, Team und Stakeholder systematisch prüfen. Für Zwischenreviews, Phasenübergänge und Projekte, die sich falsch anfühlen.
Open checklistCheckliste Vertragsprüfung vor Projektstart (Schweiz)
Checkliste für die Prüfung von Projektverträgen nach Schweizer Recht: Vertragstyp, Leistungsumfang, Abnahme, Preis und Zahlung, Änderungen, Haftung, Konventionalstrafen, Rechte an Ergebnissen, Datenschutz und Beendigung.
Open checklistCheckliste Lieferantenauswahl: Partner für Projekte richtig wählen
Checkliste für die Lieferantenauswahl: Anforderungen und Muss-Kriterien, Marktübersicht, Angebotsvergleich mit Nutzwertanalyse, Referenzen, Vertrag, Datenschutz und Exit-Strategie. Für Agenturen, IT-Dienstleister und Software-Anbieter.
Open checklistCheckliste Kommunikationsplan im Projekt
Checkliste für den Kommunikationsplan im Projekt: Zielgruppen, Informationsbedarf, Kanäle, Rhythmus, Verantwortliche und Feedback. Damit die richtigen Leute zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhalten.
Open checklistCheckliste Projektplan erstellen: Vom Auftrag zum belastbaren Plan
Checkliste zum Erstellen eines Projektplans: Projektstrukturplan, Arbeitspakete, Schätzung, Abhängigkeiten, Meilensteine, Ressourcen, Puffer und Freigabe. Für klassische, agile und hybride Projekte – praxisnah und abhakbar.
Open checklistCheckliste Budgetüberschreitung: Was tun, wenn das Geld nicht reicht?
Checkliste bei drohender Budgetüberschreitung im Projekt: Ursachen analysieren, Prognose erstellen, Optionen entwickeln, Auftraggeber informieren, Nachträge prüfen und Massnahmen nachverfolgen. Früh handeln statt am Ende erklären.
Open checklistCheckliste Daily Stand-up: 15 Minuten, die wirklich helfen
Checkliste für das Daily Stand-up bzw. Daily Scrum: Zweck, Ablauf, Timebox, Fokus auf das Sprint-Ziel und Hindernisse, typische Fehler und Varianten für Remote-Teams. Damit das tägliche Meeting kein Statusbericht wird.
Open checklistCheckliste Wissenssicherung beim Austritt von Mitarbeitenden
Checkliste zur Wissenssicherung beim Austritt: laufende Projekte und Kunden übergeben, Zugänge und Dokumente sichern, implizites Wissen erfassen und Stellvertretungen einarbeiten. Damit mit der Person nicht das Wissen geht.
Open checklistCheckliste Projektkrise: Stabilisieren, entscheiden, neu aufsetzen
Checkliste für die Projektkrise: Lage erfassen, Schaden begrenzen, Ursachen klären, Optionen bis zum Abbruch prüfen, Auftraggeber einbinden, Projekt neu planen und Vertrauen zurückgewinnen. Strukturiert handeln, wenn es ernst wird.
Open checklistCheckliste Anforderungsreview: Anforderungen prüfen, bevor gebaut wird
Checkliste für das Review von Anforderungen: Verständlichkeit, Vollständigkeit, Prüfbarkeit, Widerspruchsfreiheit, Priorität und Abhängigkeiten. Damit Fehler in der Anforderung gefunden werden, bevor sie teuer werden – nach IREB-Prinzipien.
Open checklistCheckliste Testkonzept: Was, wie und wann getestet wird
Checkliste für ein Testkonzept: Testziele, Testobjekte, Teststufen, Testarten, Testdaten, Umgebungen, Rollen, Abnahmekriterien und Fehlermanagement. Kompakt für IT-, Web- und Einführungsprojekte.
Open checklistCheckliste Releaseplanung: Inhalte, Termine, Kommunikation
Checkliste für die Releaseplanung: Releaseziel, Umfang und Prioritäten, Abhängigkeiten, Tests, Freigabe, Rollback, Kommunikation an Nutzer und Support sowie Nachkontrolle. Für Software-, Web- und Produktteams.
Open checklistCheckliste Change Request: Änderungswünsche sauber prüfen und entscheiden
Checkliste für Change Requests: Änderung beschreiben, Auswirkungen auf Umfang, Termin, Kosten, Qualität und Risiken bewerten, Optionen und Nachtrag kalkulieren, entscheiden und dokumentieren. Gegen schleichenden Mehrumfang.
Open checklistCheckliste Kundenbriefing: Alle Informationen vor dem Projektstart
Checkliste für das Kundenbriefing: Ausgangslage, Ziele, Zielgruppen, Umfang, Budget, Termine, Entscheidungswege, Vorgaben und Erfolgskriterien. Damit Agenturen und Dienstleister von Anfang an das Richtige bauen.
Open checklistCheckliste Übergabe in den Betrieb: Vom Projekt zur Linie
Checkliste für die Übergabe eines Projektergebnisses in den Betrieb: Verantwortlichkeiten, Dokumentation, Support, Wartung, Zugänge, Monitoring, Schulung und offene Punkte. Damit das Ergebnis nach Projektende nicht verwaist.
Open checklistCheckliste Ressourcenkonflikt: Wenn mehrere Projekte dieselben Leute brauchen
Checkliste für Ressourcenkonflikte zwischen Projekten und Linie: Engpass sichtbar machen, Auswirkungen bewerten, Prioritäten klären, Optionen prüfen und entscheiden. Für Multiprojektumgebungen in Agenturen, IT und Verwaltung.
Open checklistCheckliste Projektdokumentation: Was dokumentiert werden muss – und was nicht
Checkliste für die Projektdokumentation: Projektauftrag, Entscheide, Anforderungen, Pläne, Änderungen, Risiken, Protokolle, Abnahmen und Lessons Learned. Schlank, auffindbar und nützlich – statt Dokumentation für die Schublade.
Open checklistCheckliste Lieferantensteuerung: Externe Partner im Projekt führen
Checkliste für die Steuerung externer Lieferanten im Projekt: Kick-off, Ansprechpersonen, Berichtswesen, Meilensteine, Qualitätssicherung, Änderungen, Eskalation, Abnahme und Abschluss. Damit Fremdvergabe kein Kontrollverlust wird.
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